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名刺を整理するコツは?アナログ・デジタル別の保管方法とメリット・デメリット

目次

「どんどん溜まっていく名刺。きれいにスッキリと整理する方法は?」

「ファイルで保存すべきか、それともデータ化すべきか、どちらがいいんだろう」

日々増えていく大量の名刺。どれが最新の情報で、どれが不要なのか、てきぱきと判断したいしたいところ。名刺を整理できれば探す手間を大幅に削減できます。それでは、必要なときにサッと必要な情報を取り出せるようにするにはどのように名刺を整理していけばよいのでしょうか?

名刺の整理方法には、アナログとデジタルの、大きく分けて2種類あります。個人・少数枚の名刺であればアナログでもまったく問題ありませんが、組織・大量の名刺であれば、デジタルでの整理・保管をおすすめします。

本記事では、名刺をきれいに整理するコツについてご紹介し、おすすめの名刺管理ソフト・名刺管理アプリについてご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

名刺管理ソフトの徹底比較を見たい方はこちらから。

関連:おすすめ名刺管理ソフト徹底比較

2種類の名刺の整理・保管方法|アナログ・デジタル

一般的に、名刺の整理方法はアナログかデジタルかの2種類があります。

  • アナログ…手動で名刺を仕分けし、ファイルホルダーなどに保管する
  • デジタル…紙の名刺をOCR機能でデジタル化し、データベースに登録する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

アナログの名刺の整理・保管方法

アナログで名刺を整理・保管する際は、一般的には名刺ホルダーなどのファイルを使用します。代表的な名刺整理アイテムは以下の3つ。

  • 名刺ファイル
  • 名刺ボックス
  • 回転式ホルダー

いずれの場合も、インデックスをつけておくと整理しやすくなります。

並べ方は、名刺を共有する全員にとってわかりやすいものにしましょう。例えば、五十音順・業種別・時系列順などがあります。五十音順・業種別にインデックスする際は、ラベリングしておくと探しやすくなります。時系列順に並べる際は、名刺をもらった日付を付箋などに書いて貼っておきましょう。

時系列順にファイリングすると、古い名刺を破棄しやすくなるというメリットがあります。

デジタルの名刺の整理・保管方法

デジタルで名刺を整理・保管する方法は主に以下の2つがあります。

  1. エクセル・スプレッドシート
  2. 名刺管理ソフト・アプリ

1.エクセル・スプレッドシートで整理する方法

エクセルやスプレッドシートで名刺情報を管理することができます。エクセルで管理することのメリットは無料であること。デメリットは、手入力の作業が必要で、ミスが発生しやすく、手間がかかることです。ほかにも、データ流出対策が難しいことなどがあります。名刺はデータベース化した場合には、個人情報保護の対象となるため、厳重に管理が必要となります。エクセルを用いる場合は、ウイルス対策やハッキング対策などの対策を講じる必要があります。

エクセル・スプレッドシートで整理する方法や、注意すべき点、メリットやデメリットについては、こちらでも解説していますのでぜひご覧ください。

関連:名刺管理をエクセル行うには?メリット・デメリットを解説

2.名刺管理ソフト・アプリで整理する方法

もう1つの方法は、名刺管理ソフト・名刺管理アプリを用いる方法です。無料で利用できる名刺管理アプリがあり、複数枚の名刺を同時にスキャンし、保管できたり、連絡帳と連携させたり、名刺データをcsvで書き出したりということが可能です。スマホ一台で簡単にスキャンし、データ保管できるので非常に手軽です。

名刺管理ソフトは、無料のものと有料のものがあり、機能が多彩です。SFA(Sales Force Automationの略:営業支援システム)やMAツール(マーケティングオートメーション)と連携できたり、専用のスキャナを用いて数百枚の名刺を一気にデータ化できたりと、事業部間をまたぐような組織的な運用に向いています。オペレーターによる名刺情報の補正サービスがあったり、メール一括配信機能を備えていたりと、痒い所に手が届くような便利さを感じられることでしょう。

おすすめの名刺管理アプリ・名刺管理ソフトについては、のちほどピックアップしてご紹介します。

アナログで名刺を整理・保管するメリットとデメリット

アナログで名刺を整理・保管することのメリット、デメリットについて見ていきましょう。

アナログで名刺を整理するメリット

アナログで名刺を整理するメリットは、まず手軽であるということです。ファイルフォルダーは格安ですぐに入手でき、名刺をしまうだけなので、だれでも簡単に作業できます。複数人で共有する際も「あの名刺ホルダーを探してください」と言えば、それで済みます。

ソフトの導入やツールのセキュリティ対策、使い方についての研修などが不要で、身軽であり手軽であるというのが利点でしょう。管理する名刺の枚数が少ない場合や、名刺を整理・保管するのが自分だけで共有する必要がない場合は、アナログの方がよい場合もあります。

アナログで名刺を整理するデメリット

アナログで名刺を整理するデメリットは、以下の3点です。

  1. 保管のリスク
  2. 外出時に持ち歩けない
  3. 検索できず、名刺を探す手間がかかる

それぞれ解説します。

1.保管のリスク

名刺をファイリングする場合のデメリットとしては、保管・取り扱いのリスクが挙げられます。営業担当者が各自で紙の名刺を管理する場合、適切にファイリングできず、個人が所有したままになってしまう可能性があります。その際、紛失するリスクは避けられず、アナログで保管する際のネックとなっています。

2.外出時に持ち歩けない

外出時に名刺情報を持ち歩けないことも、アナログ保管のデメリットです。名刺ファイルごと持ち出すこともできず、商談の際などは事前に名刺情報をモバイルカメラなどで撮影し保存する必要があります。名刺が少ないうちは、こうした運用でも問題ないでしょうが、名刺枚数が増えるにしたがって、不便さを感じることになるでしょう。

3.検索できず、名刺を探す手間がかかる

デジタルでデータベース化している場合は、会社名や氏名など部分的なキーワードで検索し、名刺情報にたどり着けます。「名前が思い出せないけれど社名ならわかる」「社名や氏名を思い出せないけれど名刺交換した時期は覚えがある」といった場合に非常に便利です。しかし、アナログの場合はそうはいきません。ファイリングされた名刺の中から、必要な情報を目視で見つけ出す必要があります。これも枚数が多くなればなるほど、手間がかかり、見つけ出すまでに多くの時間を要することになるでしょう。

以上の観点から、管理する名刺・取り扱う名刺の枚数が多くなってきた場合は、デジタルに移行するのがおすすめです。

デジタルで名刺を整理・保管するメリットとデメリット

それでは、デジタルで名刺を整理・保管することのメリットとデメリットについて見ていきましょう。

デジタルで名刺を整理するメリット

紙の名刺をテキストデータ化し、データベースとして登録することには複数のメリットがあります。

  1. キーワードで名刺を検索できる
  2. 名寄せができる
  3. 外出先から名刺情報を確認できる
  4. 保管スペースが不要となる
  5. 組織内・社内で名刺情報を共有できる

それぞれ詳しく解説します。

1.キーワードで名刺を検索できる

アナログで名刺をファイリングする場合は、五十音順や時系列順のように、ワンパターンでの整理しかできませんでした。しかし、データベース化していれば、あらゆるパターンで整理し、検索できます。社名や氏名はもちろん、交換した時期など、少しでも覚えのあるキーワードがあれば検索できます。

2.名寄せができる

名寄せとは、同じ人物や会社に関する複数の名刺データを一つに整理・統合する作業のことです。

一度名刺を交換したとしても、その後、部署異動や会社名の変更などが起こる可能性があります。1度目に交換した際には「営業部長」だった人が、2度目に交換した際には「部長」になっていた、ということはよくあること。そうした場合に、2枚の異なる名刺を、同一人物としてデータベースに登録することができます。これが名寄せです。

名寄せができると、「古い名刺情報のまま打ち合わせしてしまった」というミスを大幅に減らせます。

また、企業データベースを連携している名刺管理ソフトであれば、ニュースで役員異動などの報道があれば、自動的に最新情報を取得し、データベースに登録されている名刺情報を更新してくれます。

3.外出先から名刺情報を確認できる

アナログの名刺ファイルは外出先・商談先に持って歩くことは難しいですが、クラウド上に保管された名刺データベースであればスマホやタブレット、パソコンがあればどこからでもいつでもアクセスして情報を確認できます。打ち合わせに行く途中のタクシーの中で相手のプロフィールを再度確認する、といったことが可能であり営業効率が向上します。

4.保管スペースが不要となる

名刺枚数が少ないうちは保管スペースについて問題視されることは稀ですが、中小企業・大企業となると取り扱う名刺枚数は数千枚、数万枚と膨大になり、おのずと保管スペースについて問題が生じてくるでしょう。デジタル化すると、紙の名刺はスキャンした後は、多くの場合において破棄されるため、収納場所について考慮する必要はなくなります。

5.組織内・社内で名刺情報を共有できる

多くの企業にとって名刺情報は貴重な情報源であり、チーム間で共有することで営業活動をより促進できます。名刺管理ソフトは、名刺情報を取り込むだけでなく、データベース上でメモ書きを追加したり、編集をしたりできます。誰がいつ接触したのか、その感触はどうだったのかなどを具体的に共有でき、チーム全体として先方の温度感を的確にとらえつつ、営業活動を進めることができます。

名刺管理ソフトによっては、データベース化した名刺情報をもとにメールの一斉配信ができるものもあります。

デジタルで名刺を整理するデメリット

名刺をデジタル化することには多くのメリットがありますが、唯一デメリットと言えることとしてはランニングコストの問題があります。

名刺情報をアナログで管理する場合、エクセルやスプレッドシートを使う場合は、費用はかかりません。無料で名刺を管理できます。しかし、名刺管理ソフトを導入すれば、月額数千円~数万円、社員数の規模によってはそれ以上の金額がかかってきます。

この点については、無料でも十分な機能を備えた名刺管理アプリや、月額数万円でユーザー数無制限の名刺管理ソフトなどがあるので、費用面が気になっている方はそちらを検討してみてください。

デジタルで名刺を整理する際の注意点

メリットの多いデジタルでの整理方法ですが、組織的に運用するにあたってはいくつか注意点があります。

  1. 帰社後は素早くスキャンし、紙の名刺は破棄する習慣を徹底する
  2. セキュリティ対策は万全にしておく

それぞれ詳しく解説します。

1.素早くスキャンし、紙の名刺は破棄する習慣を徹底する

イベントや業界交流会などに参加すると、交換する名刺枚数は数十枚~数百枚にもなるでしょう。個人で名刺を抱えたままにせず、帰社したら素早くスキャンして取り込み、データ化するよう習慣づけが必要です。また、スキャンしたあとは紙の名刺は破棄するのが一般的なので、そうした習慣づけも浸透させていく必要があります。

2.セキュリティ対策は万全にしておく

名刺は1枚だけでは個人情報保護の対象ではありませんが、データベース化することで保護対象となります。当然、名刺管理ソフトを利用した場合でも、情報漏洩などは未然に防がなくてはならず、セキュリティ対策は万全にしなくてはなりません。

そのほか、アクセス権限の設定や社内の情報セキュリティ研修などを行い、社員一人一人の意識を高めていくことも必要です。万が一の場合に備えてデータのバックアップも定期的に行いましょう。

名刺管理ソフトを選ぶ3つのポイント

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントをご紹介します。

  1. OCR機能の性能
  2. セキュリティ性能
  3. 価格形態

1.OCR機能の性能

名刺管理ソフトは、名刺の読み取りの性能が肝心。名刺管理ソフトやアプリは、OCR(Optical Character Recognition:光学文字認識)と呼ばれる文字認識機能を用いて、紙の名刺を読み取り、テキストデータ化します。製品によってOCRの読み取り性能にばらつきがあるため注意が必要です。

不鮮明な文字を読み取れるのか、手書き文字を読み取れるのか、などを把握していきましょう。また、自社としてどこまでの性能を求めるのか、明確に基準を定めておくとよいでしょう。

2.セキュリティ性能

セキュリティ性能も製品によってばらつきがあります。代表的な項目は以下の通り。

  • 暗号化技術
  • 2段階認証
  • アクセス権限
  • データバックアップ

個人情報保護法にのっとり、適切に名刺情報を管理するためには、セキュリティ環境を万全にしておく必要があります。社内外のデータ流出のリスクを事前に防ぐためにも、セキュリティ対策を施すに十分な機能が備わっているかを確認しましょう。

3.価格形態

名刺管理ソフトの価格形態はさまざまあります。無料で使えるもの、1ユーザー当たりの月額料金制、ユーザー無制限の月額固定料金、そのほか、問い合わせした内容からサービス内容と価格を決定するものなどがあります。会社の規模や利用人数によってどの価格形態が最適なのかが異なります。もっともコストパフォーマンスの良さを実感できる製品を選びましょう。

おすすめの名刺管理ソフト・アプリ7選

ここからは、おすすめの名刺管理ソフトを7つご紹介します。機能面で充実しており、かつ1ユーザーあたり月額数百円~数千円で利用できる名刺管理ソフトです。それぞれ比較し、導入検討の際に参考にしてみてください。

  1. Wantedly People
  2. myBridge
  3. CAMCARD BUSINESS
  4. ネクスタメイシ
  5. Smart Visca
  6. Knowledge Suite
  7. 名刺de商売繁盛
  • Wantedly Peopleは、ウォンテッドリー株式会社が提供している名刺管理アプリです。スマートフォンで撮影するだけで、最大10枚の名刺を一気にデータ化でき、連絡帳に追加できます。400万人以上が利用しており、無料で使えるため、あまり予算をかけたくない個人やスタートアップ企業におすすめ。さらに、名刺情報がWantedlyのプロフィールと連携されるため、Wantedlyを活用している企業と個人を結びつけることが可能です。

    製品のおすすめポイント

    1 1度の撮影で同時に最大10枚の名刺を即時データ化できる

    Wantedly Peopleでは、スマートフォンのカメラを通して瞬間的に10枚の名刺を読み取り、データ化することができます。一回の撮影で同時に複数枚を読み込めるため、効率的に名刺をデータ化することが可能です。データ化した情報はアプリの連絡帳に自動的に追加されます。

    2 充実した検索機能から、社内外の関係性構築促進につながる

    取り込んだ名刺データをもとに「所属する企業に関するニュース」のような情報をその場で検索できます。名刺に書いてある情報以上を把握することができるため、お互いの関係性構築促進に役立ちます。また、相手が転職・異動・昇進などでプロフィールを更新するとアプリ内の情報もアップデートされるため相手の情報を見逃すことはありません。

    3 すべての機能が無料で利用でき、かつ安心のセキュリティ体制が整っている

    WantedlyPeopleの利用は基本的に全て無料です。気軽にダウンロードして使用感を確認できます。また、すべての名刺情報は人工知能によって処理されているので情報が漏れる心配はありません。通信はTLS プロトコル v1.2 (SSL)を用いて暗号化されており、 データセンターにて厳重に保管されています。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 名刺情報更新 複数枚同時読取 高性能OCR 顧客管理 連絡帳連携 キーワード検索 オンライン名刺交換 メール配信 モバイル対応 メモ機能 ダウンロード機能
    サポート メール
    トライアル 無し
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    ウォンテッドリー株式会社
    本社:
    東京都港区白金台5-12-7 MG白金台ビル4F
    代表者名:
    仲 暁子
    URL:
    https://wantedlyinc.com/ja
    導入事例1件をみる
  • 名刺管理ソフト

    LINE株式会社の事業として開発されたmyBridgeは、スマートフォンで撮影しただけですべての名刺情報をデータ化できる名刺管理アプリです。撮影した名刺情報は文字認識と手作業により正確にデータ化されます。名刺の取り込みから名刺の共同管理まで、すべての機能が無料です。LINEやメールの連携が可能で、登録もLINEのIDかAppleIDがあれば簡単に行えます。また内容は暗号化されており、国際標準に従ったセキュリティ性があるため、個人情報の保護に関しても安心です。

    製品のおすすめポイント

    1 スマートフォンで撮影し名刺をデータ化、いつでも検索可能に

    スマートフォンで撮影した名刺情報は、文字認識と手作業により正確にデータ化できます。データは名前や会社名、部署や役職などで分類され、いつでもどこでもスマートフォンで検索可能です。他の名刺管理ソフトと同じ機能が無料で利用できます。人が直接入力したり、分類する必要がありません。

    2 共有名刺帳で名刺を一括管理、Excelでダウンロード可能

    社内のメンバーと名刺をシェアし、共同管理することでビジネスチャンスを逃しません。また登録し、データ化された名刺情報はGoogleなど他の連絡帳サービスに保存できます。Excelファイルでダウンロードすることも可能で、名刺情報をデバイス間で円滑に利用できるようになります。

    3 URLを送付するだけでオンライン名刺機能が利用可能

    URLを送付するだけで、オンライン名刺相手に送ることが可能です。送られた情報はアプリに保存されるだけでなく、端末の連絡先に保存することもできます。連絡先の共有が必要な時は、登録した名刺をLINEやメールなどで共有することも可能。保存された連絡先から着信がある場合、名前が表示されるようになります。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 地図連携 多言語対応 名刺情報更新 名寄せ機能 複数枚同時読取 閲覧権限 高性能OCR 顧客管理 連絡帳連携 キーワード検索 オンライン名刺交換 タグ・ラベル付け ダウンロード機能 メモ機能 モバイル対応
    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    LINE株式会社(マイブリッジ株式会社)
    本社:
    東京都新宿区四谷一丁目6番1号 四谷タワー23階
    代表者名:
    出澤 剛
    資本金:
    34,201百万円 (2021年3月末時点)
    URL:
    https://linecorp.com/ja/company/info
    導入事例5件をみる
  • ワウテック株式会社の名刺管理ソフトCAMCARD BUSINESSは世界最高クラスの画像補正・OCR(文字認識)機能で、名刺画像を5秒で鮮明にデータ化することが可能なためスムーズな名刺管理を実現できるソフトです。また、取り込んだ名刺はオペレーターによるデータ修正によって精度99%で補正できます。さらに簡易SFA機能や外部サービス連携が備え付けられているため、一枚の名刺から幅広い情報や人脈を獲得することができます。

    製品のおすすめポイント

    1 スピーディなデータ化・名刺管理を実現できる

    世界最高クラスの世界最高クラスの画像補正・OCR(文字認識)機能で、名刺画像を5秒で鮮明にデータ化することができ、取り込んだ名刺情報をオンライン上でも交換・共有することが可能です。名刺情報の取り込みからデータ化、名刺情報を利活用するまでをスムーズに行えます。

    2 一枚の名刺から幅広い情報や人脈を獲得することができる

    取り込んだ名刺は、オペレーターによって精度99%でデータ修正されます。そして取り込んだ名刺情報を、簡易SFA機能を活用し商談情報やタスクを紐付けて作成することができます。さらに、様々な外部サービスと連携することができるので社名や連絡先などの名刺情報を簡単に入力することができます。

    3 日本国内に留まらず、グローバル企業でも利用できる

    世界に1.1億以上のユーザーがいCAMCARDの法人向けサービスであり日本語だけではなく、英語・中国語、韓国語、フランス語、スペイン語、ポルトガル語など全17ヶ国語に対応しています。もちろん端末制限ができるなどセキュリティも万全なので、世界中にユーザーがいても安心してご利用いただけます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 名寄せ機能 名刺情報更新 専用スキャナー取込 多言語対応 複数枚同時読取 閲覧権限 高性能OCR 顧客管理 キーワード検索 オンライン名刺交換 SFA・MA連携 メモ機能 メール配信 モバイル対応 ダウンロード機能
    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 1年
    よく導入している業種
    運営企業:
    ワウテック株式会社
    本社:
    東京都港区赤坂四丁目15番1号 赤坂ガーデンシティ4階
    代表者名:
    瀬沼 悠
    URL:
    https://www.wowtech.co.jp/
    導入事例8件をみる
  • 東日印刷株式会社のネクスタ・メイシは、名刺情報を効率的に管理するための法人向け名刺管理アプリです。ネクスタ・メイシでは法人企業単位で名刺を管理できるので人脈共有が進み販売ロスや機会ロスを低下させることができます。「誰にとっても使いやすく、誰にとってもお求めやすいツール」というコンセプト通り、リーズナブルな価格ながら、選び抜かれた機能が誰でも直感的に使え、シンプルでわかりやすいインターフェースを兼ね備えているのも魅力的です。

    製品のおすすめポイント

    1 名刺情報を効率的に管理しながら、営業活動などに利活用できる

    ネクスタ・メイシの名刺取り込みは推奨のスキャナーとモバイルアプリケーションだけで、名刺のデータ化が実現できます。登録枚数にも制限はなく、一度に100枚の名刺を登録することが可能です。また、一斉送信メール機能やCSVインポート・エクスポート機能によってデータを営業活動に利活用することができます。

    2 圧倒的なコストパフォーマンスと使いやすさが魅力的

    ネクスタ・メイシは、シンプルでわかりやすい画面設計が特長です。また名刺を探すときも、検索エンジンのような絞り込み機能によって簡単に利用できます。さらに、多くの機能を兼ね備え、高品質であるのに660円であることが最大の魅力です。「660円でここまでできる」ネクスタ・メイシのユーザーからはそんな声が寄せられます。

    3 世界最高峰の開発エンジニア陣によって、最先端の機能を搭載

    ネクスタ・メイシはインド工科大学のコンピューターサイエンス学科出身のエンジニアが開発しました。特に、名刺の読み取り精度向上を目的としたAIによる機械学習機能はネクスタ・メイシの機能の中でも最大の特徴です。名刺を読み取り、次回以降の編集の際に候補が表示されるようになるので、効率的に名刺情報を管理できます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 名寄せ機能 地図連携 専用スキャナー取込 多言語対応 組織図表示 社内人脈の可視化 キーワード検索 オンライン名刺交換 SFA・MA連携 メモ機能 メール配信 モバイル対応 ダウンロード機能 タグ・ラベル付け
    サポート チャット
    トライアル 有り
    最低利用期間 1年
    よく導入している業種
    運営企業:
    東日印刷株式会社
    本社:
    東京都江東区越中島2-1-30
    代表者名:
    武田 芳明
    URL:
    https://tonichi-printing.co.jp/
    導入事例9件をみる
  • 名刺管理ソフト

    株式会社サンブリッジのSmartViscaは、名刺管理や顧客データの構築・活用を行うソフトウェアです。紙名刺のデジタル化やオンラインの名刺簡単が簡単に行え、対面からオンラインまであらゆる顧客データをSalesforceに登録・更新します。顧客データの蓄積と使いやすい操作画面でSalesforceの活用が一気に進みます。また、顧客を含む社内外の人物データをひとつの連絡帳にして、電話着信の通知や人脈可視化が可能になります。

    製品のおすすめポイント

    1 高精度AI-OCRで名刺のデジタル化を1分で完了

    スマートフォンやタブレットなどモバイルのカメラ機能で名刺を撮影、または市販のスキャナーを使って大量の名刺も一括読み取りが可能です。世界最高水準の認識精度を誇るAI-OCRを採用し、高速かつ高精度の読み取りを実現します。約1分でデータ登録まで完了するスピーディな機能です。

    2 名刺交換情報を、クラウド連絡帳で一元管理

    見やすさにこだわった独自のUIユーザーインターフェースで紙の名刺やデジタル名刺の取得履歴を一覧表示します。氏名や会社名順に並び変えたり、他の社員が交換した名刺の情報も閲覧できます。詳細画面からは電話、メール、活動登録が可能。過去に交換した名刺が自動的に名寄せされ、社内とのつながりも時系列に確認ができます。

    3 Salesforceをプラットフォームで利用しているため、高レベルの機能が満載

    名刺データは世界15万社以上が導入するSalesforceの世界標準の高いセキュリティ規格に準拠して管理・運用されます。また、顧客情報や活動情報、名刺の交換枚数など、Salesforceに保存されたあらゆるデータをレポート化し、ダッシュボードでグラフィック化します。それにより様々な分析が可能になります。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 名寄せ機能 名刺情報更新 複数枚同時読取 組織図表示 高性能OCR 顧客管理 連絡帳連携 社内人脈の可視化 キーワード検索 オンライン名刺交換 SFA・MA連携 メモ機能 メール配信 モバイル対応 タグ・ラベル付け
    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    株式会社サンブリッジ
    本社:
    東京都渋谷区恵比寿南1-5-5 JR恵比寿ビル 11F
    創立:
    2012年10月
    代表者名:
    梶川 拓也
    資本金:
    593,000,000円(資本準備金含む)
    URL:
    https://www.sunbridge.com/
    導入事例14件をみる
  • 名刺管理ソフト グループウェア

    ナレッジスイート株式会社のKnowledge Suiteは、ビジネスに必要なSFAとCRMが機能連動しオールインワンされているグループウェアです。ユーザー数は無制限で、社内情報の共有や顧客管理情報の一体運用が可能になります。2010年度はグッドデザイン賞受賞を受賞し、ASP・SaaS・クラウド・アワード2015では基幹業務系グランプリを受賞。上場企業から中小企業まで幅広く使われているクラウドサービスの1つです。

    製品のおすすめポイント

    1 SFAとCRM、グループウェアがオールインワン、機能は取捨選択可能

    業務の生産性や業務改善のためのSFA機能や、顧客の情報を分析するCRM機能とグループウェアがオールインワンされ連動しています。タブでの切り替えが可能なので、SFAとCRMをもとに社内での連携が可能になります。機能は取捨選択できるので、必要が無い場合はなくすこともできます。

    2 マルチデバイス対応で、いつでもどこでも繋がれる

    PCだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でKnowledge Suiteは利用可能です。いつでもオフィスと変わらないビジネス環境を構築できるので便利。物理的に離れている支社やグループ会社とも緊密に連携がとれるようになるので、業務を今まで以上に円滑に行えるようになります。

    3 権限や組織で非公開・公開設定が可能、セキュリティ対策も万全

    共有範囲やグループで制限して、情報の非公開、公開をKnowledge Suite上で行えます。特定のメンバーに見せたくない情報もコントロールできるため、情報の機密性を確保。組織のセキュリティーポリシーに合ったセキュリティをオプションで設定可能なので、柔軟にセキュリティ対策ができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 備品管理 利用者一覧 設備予約 顧客管理 電話メモ 議事録 掲示板 アンケート機能 タイムカード プロジェクト管理 ファイル管理 チャット・メッセージ タスク管理 地図連携 顧客管理 社内人脈の可視化 キーワード検索 SFA・MA連携
    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    ブルーテック株式会社
    本社:
    東京都港区虎ノ門三丁目18番19号 UD神谷町ビル7階
    創立:
    2006年10月23日
    代表者名:
    代表取締役社長 飯岡 晃樹
    資本金:
    100,000,000円(2023年6月1日時点)
    URL:
    https://ksj.co.jp/company/outline
    導入事例12件をみる

まとめ:状況に応じて整理方法を考慮しよう

名刺整理にはアナログとデジタルの2つの方法があり、名刺の量や管理の目的に応じて使い分けることが重要です。アナログは手軽でコストもかからない反面、検索や保管の手間がかかります。一方、デジタルは効率的に名刺を管理でき、検索や情報更新が容易で、外出先でもアクセス可能です。ただし、導入費用やランニングコストが発生します。少数の名刺ならアナログ、大量の名刺やチームでの共有が必要ならデジタル化を検討するなど、必要に応じて適切な整理方法を考慮していきましょう。

本サイトでは、このほかにもおすすめの名刺管理ソフトについてご紹介しています。徹底比較を見たい方はこちらから。

関連:おすすめ名刺管理ソフト徹底比較

「名刺管理ソフト」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • メモ機能
    • SFA・MA連携
    • 閲覧権限
    • ダウンロード機能
    • 名寄せ機能
    • メール配信
    • タグ・ラベル付け
    • 組織図表示
    • 地図連携
    • 連絡帳連携
    • オンライン名刺交換
    • 専用スキャナー取込
    • キーワード検索
    • モバイル対応
    • 顧客管理
    • 複数枚同時読取
    • 高性能OCR
    • 多言語対応
    • 社内人脈の可視化
    • 名刺情報更新
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
価格 別途お問い合わせ
制限なし
ホットプロファイルの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
すでに保有している名刺をデータ化するための費用です。
過去の名刺情報や人脈をすべて可視化することで、導入直後からデータベースを活用できます。
運用支援費用 要相談
備考
Sansanの導入や運用支援を行うための費用です。
8,000社の実績と蓄積されたノウハウで、継続的な運用や活用促進をサポートします。
ライセンス費用 月額
備考
企業規模や用途に合わせて複数のライセンス体系を用意しています。
オプション費用 月額
備考
用途に合わせてさまざまな機能を追加することで、データベースをさらに便利に活用できます。
Sansanスキャナ 月額
備考
顧客情報の一つである名刺を簡単にデータ化できます。
1年間
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
要相談
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ 別途相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
STANDARD 1,700円(税抜)/月額(1IDごと)
備考
最低利用ID数は5IDから。高精度校正の枚数(ID/月)は20枚。
PROFESSIONAL 2,500円(税抜)/月額(1IDごと)
備考
最低利用ID数は5IDから。高精度校正の枚数(ID/月)は50枚。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 1ID 3,300円/月額
備考
1IDから契約可能。※追加ストレージ(5,000枚毎/ID):500円 (税込 550円)/月
専用オペレーターによる入力補正 55円/枚
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
ベーシックプラン 660円/月額(1ユーザー)
備考
原則5ユーザーから
ネクスタ・メイシプラス 990円/月額(1ユーザー)
備考
原則5ユーザーから
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
無料版Eight 無料
備考
◎名刺データ化枚数、無制限
◎クラウド保存容量・期間、無制限
◎名刺のおもて面に記載された情報をデータ入力
Eightプレミアム 月額600円
備考
◎名刺データ化枚数、無制限
◎クラウド保存容量・期間、無制限
◎名刺の両面に記載された項目をデータ化します。
◎優先的にデータ入力
◎名刺データのダウンロード
◎お礼メール
◎画像メモ機能
◎連絡先アプリと連携
◎PFU社製スキャナー「ScanSnap」連携用ソフトウェア「PC用 Eight scan β版」の利用
◎共通の知り合いの確認
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
無料で利用可能 0円
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
基本利用料 18,000円/月額
アカウント料 500円/月額(一人当たり)
備考
10名まで無料。11名以降からアカウント料金が発生。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
お客様にて初期設定を行う場合。初期設定を依頼する場合は10万円。
1ID 1,300円/月額
備考
6ライセンス(システム管理者 1名+ユーザ5名)からの契約となります。ライセンス数によって様々なプランがあります。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
基本利用料 0円
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
利用者数(ID数)無制限
基本料金 32,000円/月額
備考
20万枚を超えた場合、20万枚毎に3,000円/月額が追加されます。税抜き表記。
オプション機能・メール配信 3,000円/月額
備考
1,001通~は2円/通になります。税抜き表記。
名刺デジタル化料金 40円/枚
備考
名刺スキャン後、専用オペレータが名刺データを入力します。税抜き表記。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
1ライセンス 2,178円
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 2,000,000円/税別
備考
名刺えびす(オンプレミス版)
利用料金 25,000円/税別
備考
名刺えびす(オンプレミス版)
初期費用 0円
備考
名刺えびす(クラウド版)
利用料金 1000円/税別
備考
名刺えびす(クラウド版)
1ユーザー当たり
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
無料プラン 0円
備考
◎広告表示あり
◎登録できる名刺の枚数は500枚
有料プレミアムプラン 月額480円
備考
◎広告費表示
◎複数デバイス
◎登録できる名刺の上限なし
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ライセンス 8580円(税込)
5ライセンス 33000円(税込)
10ライセンス 60500円(税込)
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
基本パッケージ (50ライセンス) 1,650,000円(税込)
追加ライセンス (50ライセンス) 739,200円(税込)
追加ライセンス (100ライセンス) 1,210,000円(税込)
追加ライセンス (500ライセンス) 4,950,000円(税込)
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
THE 名刺管理 On-premise(50ユーザー登録版) 1,100,000円(税込)
THE 名刺管理 On-premise(100ユーザー登録版) 1,980,000円(税込)
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません
基本プラン 3000円/月額(5ユーザー)
備考
価格は5ユーザーの場合のものです。それ以上は下記のとおりとなります。
ApeosPlus Cards R 10ユーザー:5,500円/1ヵ月
ApeosPlus Cards R 15ユーザー:8,250円/1ヵ月
ApeosPlus Cards R 20ユーザー:10,000‬円/1ヵ月
ApeosPlus Cards R 25ユーザー:12,500‬円/1ヵ月
ApeosPlus Cards R 30ユーザー:13,500‬円/1ヵ月
ApeosPlus Cards R 50ユーザー:20,000円/1ヵ月
1ヵ月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
グループウエア 10,000円/月額
備考
ID数無制限、容量は10GBまでです。超過1GBあたり2,000円/月額かかります。GRIDY グループウェアのみ利用可能です。
SFAスタンダード 50,000円/月額
備考
ID数無制限、容量は5GBまでです。超過1GBあたり8,750円/月額かかります。GRIDY SFAなど利用可能です。
SFAプロフェッショナル 80,000円/月額
備考
ID数無制限、容量は50GBまでです。超過1GBあたり8,750円/月額かかります。名刺サービスとメールサービスがSFAスタンダードより多く利用できます。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
別途お問い合わせ 別途お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
基本プラン 2,178円(税込)/月額
名刺100枚 4,400円(税込)
名刺500枚 19,800円(税込)
名刺2500枚 96800円(税込)
名刺5000枚 137500円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
基本利用 0円
名刺100枚以上の登録 2,640円(税込)/月額
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
基本パッケージ(50ライセンス) 1,650,000円(税込)
備考
保守サポートを提供する年間サポートサービスは10%の150,000円(税込165,000円)で可能になります。
追加ライセンス(10ライセンス) 184,800円(税込)
追加ライセンス(50ライセンス) 672,000円(税込739,200円)
追加ライセンス (100ライセンス) 1,210,000円(税込)
追加ライセンス(500ライセンス) 4,950,000円(税込)
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
SFAスタンダード 50,000円/月額
備考
容量は5GBまで利用可能です。超過1GBあたり8,750円/月額かかります。毎月500枚までで、超過1枚40円かかります。
SFAプロフェッショナル 80,000円/月額
備考
容量は50GBまで利用可能です。超過1GBあたり8,750円/月額かかります。毎月1,000枚までで、超過は1枚につき40円です。
グループウェア 10000円/月額
備考
GRIDYグループウェアのみ利用のプラン。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 要相談
制限なし
なし 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 要相談
制限なし
なし 
電話 / メール / チャット /

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