名刺を整理するコツは？アナログ・デジタル別の保管方法とメリット・デメリット

「どんどん溜まっていく名刺。きれいにスッキリと整理する方法は？」

「ファイルで保存すべきか、それともデータ化すべきか、どちらがいいんだろう」

日々増えていく大量の名刺。どれが最新の情報で、どれが不要なのか、てきぱきと判断したいしたいところ。名刺を整理できれば探す手間を大幅に削減できます。それでは、必要なときにサッと必要な情報を取り出せるようにするにはどのように名刺を整理していけばよいのでしょうか？

名刺の整理方法には、アナログとデジタルの、大きく分けて2種類あります。個人・少数枚の名刺であればアナログでもまったく問題ありませんが、組織・大量の名刺であれば、デジタルでの整理・保管をおすすめします。

本記事では、名刺をきれいに整理するコツについてご紹介し、おすすめの名刺管理ソフト・名刺管理アプリについてご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

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2種類の名刺の整理・保管方法｜アナログ・デジタル

一般的に、名刺の整理方法はアナログかデジタルかの2種類があります。

• アナログ…手動で名刺を仕分けし、ファイルホルダーなどに保管する
• デジタル…紙の名刺をOCR機能でデジタル化し、データベースに登録する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

アナログの名刺の整理・保管方法

アナログで名刺を整理・保管する際は、一般的には名刺ホルダーなどのファイルを使用します。代表的な名刺整理アイテムは以下の3つ。

• 名刺ファイル
• 名刺ボックス
• 回転式ホルダー

いずれの場合も、インデックスをつけておくと整理しやすくなります。

並べ方は、名刺を共有する全員にとってわかりやすいものにしましょう。例えば、五十音順・業種別・時系列順などがあります。五十音順・業種別にインデックスする際は、ラベリングしておくと探しやすくなります。時系列順に並べる際は、名刺をもらった日付を付箋などに書いて貼っておきましょう。

時系列順にファイリングすると、古い名刺を破棄しやすくなるというメリットがあります。

デジタルの名刺の整理・保管方法

デジタルで名刺を整理・保管する方法は主に以下の2つがあります。

1. エクセル・スプレッドシート
2. 名刺管理ソフト・アプリ

1.エクセル・スプレッドシートで整理する方法

エクセルやスプレッドシートで名刺情報を管理することができます。エクセルで管理することのメリットは無料であること。デメリットは、手入力の作業が必要で、ミスが発生しやすく、手間がかかることです。ほかにも、データ流出対策が難しいことなどがあります。名刺はデータベース化した場合には、個人情報保護の対象となるため、厳重に管理が必要となります。エクセルを用いる場合は、ウイルス対策やハッキング対策などの対策を講じる必要があります。

エクセル・スプレッドシートで整理する方法や、注意すべき点、メリットやデメリットについては、こちらでも解説していますのでぜひご覧ください。

関連：名刺管理をエクセル行うには？メリット・デメリットを解説

2.名刺管理ソフト・アプリで整理する方法

もう1つの方法は、名刺管理ソフト・名刺管理アプリを用いる方法です。無料で利用できる名刺管理アプリがあり、複数枚の名刺を同時にスキャンし、保管できたり、連絡帳と連携させたり、名刺データをcsvで書き出したりということが可能です。スマホ一台で簡単にスキャンし、データ保管できるので非常に手軽です。

名刺管理ソフトは、無料のものと有料のものがあり、機能が多彩です。SFA（Sales Force Automationの略：営業支援システム）やMAツール（マーケティングオートメーション）と連携できたり、専用のスキャナを用いて数百枚の名刺を一気にデータ化できたりと、事業部間をまたぐような組織的な運用に向いています。オペレーターによる名刺情報の補正サービスがあったり、メール一括配信機能を備えていたりと、痒い所に手が届くような便利さを感じられることでしょう。

おすすめの名刺管理アプリ・名刺管理ソフトについては、のちほどピックアップしてご紹介します。

アナログで名刺を整理・保管するメリットとデメリット

アナログで名刺を整理・保管することのメリット、デメリットについて見ていきましょう。

アナログで名刺を整理するメリット

アナログで名刺を整理するメリットは、まず手軽であるということです。ファイルフォルダーは格安ですぐに入手でき、名刺をしまうだけなので、だれでも簡単に作業できます。複数人で共有する際も「あの名刺ホルダーを探してください」と言えば、それで済みます。

ソフトの導入やツールのセキュリティ対策、使い方についての研修などが不要で、身軽であり手軽であるというのが利点でしょう。管理する名刺の枚数が少ない場合や、名刺を整理・保管するのが自分だけで共有する必要がない場合は、アナログの方がよい場合もあります。

アナログで名刺を整理するデメリット

アナログで名刺を整理するデメリットは、以下の3点です。

1. 保管のリスク
2. 外出時に持ち歩けない
3. 検索できず、名刺を探す手間がかかる

それぞれ解説します。

1.保管のリスク

名刺をファイリングする場合のデメリットとしては、保管・取り扱いのリスクが挙げられます。営業担当者が各自で紙の名刺を管理する場合、適切にファイリングできず、個人が所有したままになってしまう可能性があります。その際、紛失するリスクは避けられず、アナログで保管する際のネックとなっています。

2.外出時に持ち歩けない

外出時に名刺情報を持ち歩けないことも、アナログ保管のデメリットです。名刺ファイルごと持ち出すこともできず、商談の際などは事前に名刺情報をモバイルカメラなどで撮影し保存する必要があります。名刺が少ないうちは、こうした運用でも問題ないでしょうが、名刺枚数が増えるにしたがって、不便さを感じることになるでしょう。

3.検索できず、名刺を探す手間がかかる

デジタルでデータベース化している場合は、会社名や氏名など部分的なキーワードで検索し、名刺情報にたどり着けます。「名前が思い出せないけれど社名ならわかる」「社名や氏名を思い出せないけれど名刺交換した時期は覚えがある」といった場合に非常に便利です。しかし、アナログの場合はそうはいきません。ファイリングされた名刺の中から、必要な情報を目視で見つけ出す必要があります。これも枚数が多くなればなるほど、手間がかかり、見つけ出すまでに多くの時間を要することになるでしょう。

以上の観点から、管理する名刺・取り扱う名刺の枚数が多くなってきた場合は、デジタルに移行するのがおすすめです。

デジタルで名刺を整理・保管するメリットとデメリット

それでは、デジタルで名刺を整理・保管することのメリットとデメリットについて見ていきましょう。

デジタルで名刺を整理するメリット

紙の名刺をテキストデータ化し、データベースとして登録することには複数のメリットがあります。

1. キーワードで名刺を検索できる
2. 名寄せができる
3. 外出先から名刺情報を確認できる
4. 保管スペースが不要となる
5. 組織内・社内で名刺情報を共有できる

それぞれ詳しく解説します。

1.キーワードで名刺を検索できる

アナログで名刺をファイリングする場合は、五十音順や時系列順のように、ワンパターンでの整理しかできませんでした。しかし、データベース化していれば、あらゆるパターンで整理し、検索できます。社名や氏名はもちろん、交換した時期など、少しでも覚えのあるキーワードがあれば検索できます。

2.名寄せができる

名寄せとは、同じ人物や会社に関する複数の名刺データを一つに整理・統合する作業のことです。

一度名刺を交換したとしても、その後、部署異動や会社名の変更などが起こる可能性があります。1度目に交換した際には「営業部長」だった人が、2度目に交換した際には「部長」になっていた、ということはよくあること。そうした場合に、2枚の異なる名刺を、同一人物としてデータベースに登録することができます。これが名寄せです。

名寄せができると、「古い名刺情報のまま打ち合わせしてしまった」というミスを大幅に減らせます。

また、企業データベースを連携している名刺管理ソフトであれば、ニュースで役員異動などの報道があれば、自動的に最新情報を取得し、データベースに登録されている名刺情報を更新してくれます。

3.外出先から名刺情報を確認できる

アナログの名刺ファイルは外出先・商談先に持って歩くことは難しいですが、クラウド上に保管された名刺データベースであればスマホやタブレット、パソコンがあればどこからでもいつでもアクセスして情報を確認できます。打ち合わせに行く途中のタクシーの中で相手のプロフィールを再度確認する、といったことが可能であり営業効率が向上します。

4.保管スペースが不要となる

名刺枚数が少ないうちは保管スペースについて問題視されることは稀ですが、中小企業・大企業となると取り扱う名刺枚数は数千枚、数万枚と膨大になり、おのずと保管スペースについて問題が生じてくるでしょう。デジタル化すると、紙の名刺はスキャンした後は、多くの場合において破棄されるため、収納場所について考慮する必要はなくなります。

5.組織内・社内で名刺情報を共有できる

多くの企業にとって名刺情報は貴重な情報源であり、チーム間で共有することで営業活動をより促進できます。名刺管理ソフトは、名刺情報を取り込むだけでなく、データベース上でメモ書きを追加したり、編集をしたりできます。誰がいつ接触したのか、その感触はどうだったのかなどを具体的に共有でき、チーム全体として先方の温度感を的確にとらえつつ、営業活動を進めることができます。

名刺管理ソフトによっては、データベース化した名刺情報をもとにメールの一斉配信ができるものもあります。

デジタルで名刺を整理するデメリット

名刺をデジタル化することには多くのメリットがありますが、唯一デメリットと言えることとしてはランニングコストの問題があります。

名刺情報をアナログで管理する場合、エクセルやスプレッドシートを使う場合は、費用はかかりません。無料で名刺を管理できます。しかし、名刺管理ソフトを導入すれば、月額数千円～数万円、社員数の規模によってはそれ以上の金額がかかってきます。

この点については、無料でも十分な機能を備えた名刺管理アプリや、月額数万円でユーザー数無制限の名刺管理ソフトなどがあるので、費用面が気になっている方はそちらを検討してみてください。

デジタルで名刺を整理する際の注意点

メリットの多いデジタルでの整理方法ですが、組織的に運用するにあたってはいくつか注意点があります。

1. 帰社後は素早くスキャンし、紙の名刺は破棄する習慣を徹底する
2. セキュリティ対策は万全にしておく

それぞれ詳しく解説します。

1.素早くスキャンし、紙の名刺は破棄する習慣を徹底する

イベントや業界交流会などに参加すると、交換する名刺枚数は数十枚～数百枚にもなるでしょう。個人で名刺を抱えたままにせず、帰社したら素早くスキャンして取り込み、データ化するよう習慣づけが必要です。また、スキャンしたあとは紙の名刺は破棄するのが一般的なので、そうした習慣づけも浸透させていく必要があります。

2.セキュリティ対策は万全にしておく

名刺は1枚だけでは個人情報保護の対象ではありませんが、データベース化することで保護対象となります。当然、名刺管理ソフトを利用した場合でも、情報漏洩などは未然に防がなくてはならず、セキュリティ対策は万全にしなくてはなりません。

そのほか、アクセス権限の設定や社内の情報セキュリティ研修などを行い、社員一人一人の意識を高めていくことも必要です。万が一の場合に備えてデータのバックアップも定期的に行いましょう。

名刺管理ソフトを選ぶ3つのポイント

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントをご紹介します。

1. OCR機能の性能
2. セキュリティ性能
3. 価格形態

1.OCR機能の性能

名刺管理ソフトは、名刺の読み取りの性能が肝心。名刺管理ソフトやアプリは、OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）と呼ばれる文字認識機能を用いて、紙の名刺を読み取り、テキストデータ化します。製品によってOCRの読み取り性能にばらつきがあるため注意が必要です。

不鮮明な文字を読み取れるのか、手書き文字を読み取れるのか、などを把握していきましょう。また、自社としてどこまでの性能を求めるのか、明確に基準を定めておくとよいでしょう。

2.セキュリティ性能

セキュリティ性能も製品によってばらつきがあります。代表的な項目は以下の通り。

• 暗号化技術
• 2段階認証
• アクセス権限
• データバックアップ

個人情報保護法にのっとり、適切に名刺情報を管理するためには、セキュリティ環境を万全にしておく必要があります。社内外のデータ流出のリスクを事前に防ぐためにも、セキュリティ対策を施すに十分な機能が備わっているかを確認しましょう。

3.価格形態

名刺管理ソフトの価格形態はさまざまあります。無料で使えるもの、1ユーザー当たりの月額料金制、ユーザー無制限の月額固定料金、そのほか、問い合わせした内容からサービス内容と価格を決定するものなどがあります。会社の規模や利用人数によってどの価格形態が最適なのかが異なります。もっともコストパフォーマンスの良さを実感できる製品を選びましょう。

おすすめの名刺管理ソフト・アプリ7選

ここからは、おすすめの名刺管理ソフトを7つご紹介します。機能面で充実しており、かつ1ユーザーあたり月額数百円～数千円で利用できる名刺管理ソフトです。それぞれ比較し、導入検討の際に参考にしてみてください。

1. Wantedly People
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3. CAMCARD BUSINESS
4. ネクスタメイシ
5. Smart Visca
6. Knowledge Suite
7. 名刺de商売繁盛

まとめ：状況に応じて整理方法を考慮しよう

名刺整理にはアナログとデジタルの2つの方法があり、名刺の量や管理の目的に応じて使い分けることが重要です。アナログは手軽でコストもかからない反面、検索や保管の手間がかかります。一方、デジタルは効率的に名刺を管理でき、検索や情報更新が容易で、外出先でもアクセス可能です。ただし、導入費用やランニングコストが発生します。少数の名刺ならアナログ、大量の名刺やチームでの共有が必要ならデジタル化を検討するなど、必要に応じて適切な整理方法を考慮していきましょう。

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