経費精算システムの導入事例7選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介

本記事では、企業が経費精算システムを導入することで、どのような効果を得られたのかについて紹介します。導入した企業の業種と規模を確認し、導入前の課題から改善の施策、導入後の効果を知ることで経費精算システムを導入する際の参考にしましょう。

導入事例1：株式会社日比谷アメニス
（導入製品：eKeihi）

スマホアプリ活用で作業効率が大幅アップ！申請者は6割減、経理担当者は8割減の効果実感既存承認フローをそのまま移行でき、安価に導入実現

※出典：『eKeihi』導入詳細（株式会社日比谷アメニス） | 経費精算システム『eKeihi』

業種	企業規模
建設	101名-300名

導入前の課題

弊社では紙ベースで経費精算を行っており、Excelを使用して旅費交通費の申請書を作成していました。これにより、ルートと交通費を調査し、申請書を作成するのに多くの時間がかかっていました。管理者は現場を回るため、週に最大50件の精算業務を抱え、負担となっていました。また、申請者、上長、経理担当者がトリプル検算を行い、申請漏れや間違いの発生が頻繁にありました。従業員の多くがこれらの手続きを負担に感じており、改善が必要であると感じました。

改善の施策

経費精算の方法を見直すために、複数のソフトウェア企業から見積もりを取りました。その中で、eKeihiは既存の承認フローに似ており、導入しやすい印象を受けました。また、低価格であり、他社よりも丁寧な説明を受けることができ、スムーズな移行が確信できました。さらに、レスポンスの速いサポート体制も魅力的でした。これらの理由から、eKeihiを採用することを決めました。

導入後の効果

eKeihiの導入により、旅費交通費の精算効率が向上しました。申請者はスマホアプリを使用して交通系ICカードの情報を読み取り、スマホだけで申請できるようになりました。これにより、申請時間が大幅に短縮され、業務効率化が進みました。経理担当者も検算作業の負担が減り、処理時間が大幅に短縮されました。

申請漏れや間違いもほとんどなくなり、スピーディーな処理が可能になりました。経費精算にかかる人件費も削減でき、経理担当者の残業時間もゼロになりました。また、導入をきっかけに経費精算関連の書類や承認ルートの統一も実現しました。さらに、eKeihiのOCR機能を活用して領収書のペーパーレス化も進めており、SDGsや電子帳簿保存法への対応にも貢献しています。

導入した製品：eKeihi

eKeihiの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/13715/

eKeihiの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/products/13715/

導入事例2：株式会社アイレックス（導入製品：楽楽精算）

「楽楽精算」で経費精算業務に要する時間が2分の1に！900枚→40枚の書類削減でペーパーレス化も実現！

※出典：「楽楽精算」で経費精算業務に要する時間が2分の1に！900枚→40枚の書類削減でペーパーレス化も実現！｜「楽楽精算」

業種	企業規模
IT・情報通信	301名-1,000名

導入前の課題

以前は経費精算業務が完全に紙ベースで行われていました。1ヶ月に約450枚の書類があり、領収書を含めると約900枚にもなりました。これらは経理担当者が手作業で処理していました。さらに、支店から送られてきた申請書の原本の差し替え作業も大きな負担でした。各支店からPDFで送られた申請書を経理側で印刷し保管し、原本が届くたびに経理担当者がPDFと差し替える作業を行っていました。申請者も経費申請のたびに出社しなければならず、会社へ足を運んで申請書を提出し、印鑑をもらう必要がありました。上司が不在の場合は承認が滞ることもありました。

改善の施策

経理担当者と申請者の業務効率化を図るために、「楽楽精算」の導入を検討しました。導入検討のきっかけは、「楽楽精算」のCMを見たことでした。他社サービスとの比較は行わず、「楽楽精算」のオンラインデモを試用し、主な機能や使い方を把握しました。さらに営業担当者に対して経理に関する質問を行い、自社でも運用できるという確信を得ました。

導入後の効果

「楽楽精算」の導入により、経費精算に要する時間が大幅に短縮されました。経理の精算業務は導入前は翌月の6日までかかっていましたが、導入後は翌月3日で締められるようになり、約3日分の業務時間が削減されました。また、経費申請に要する書類の枚数も900枚から40枚にまで減少しました。各支店でも経費精算にかかる時間が約10分の1にまで削減されました。申請者が都度精算を行うことで、精算業務の日が分散され、月末月初の集中を緩和しました。さらに、申請書類のデータ化によって承認者の負担も軽減されました。

導入した製品：楽楽精算

楽楽精算の製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/13707/

楽楽精算の事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13707

導入事例3：トーヨーエイテック株式会社
（導入製品：ジンジャー経費）

手作業により発生していた申請のミスや漏れを大幅削減！スマホアプリで経費精算の簡略化に成功！

※出典：トーヨーエイテック株式会社 | バックオフィスクラウドのジンジャー（jinjer）

業種	企業規模
製造	301名-1,000名

導入前の課題

以前は、手作業による経費精算管理が行われており、手書きの申請書を提出し、会計担当者が手作業でExcelに再入力していました。しかし、この手法では不備や漏れが発生しやすく、年次の活動報告や内部監査において金額照合が困難であるという課題がありました。

改善の施策

経費精算の簡便化とミスの軽減を目指し、経費精算システムの導入を検討しました。具体的には、各拠点の活動費の精算を対面で行うことが難しくなったため、オンライン上での経費精算を可能にするシステムを探しました。自社の運用要件を満たし、スマートフォンアプリにも対応しているシステムを選定することに重点を置きました。

導入後の効果

ジンジャー経費の導入により、効果が現れました。手作業に比べて経費精算がスムーズに行えるため、効率化が実現しました。また、専用のスマートフォンアプリが利用可能であり、手間がかからず利便性が高まりました。さらに、ジンジャー経費のサポート体制も優れており、設定や運用に関する相談に応じてくれるため、スムーズな導入が可能となりました。これにより、経費精算の負担が軽減され、今後も効率的な経費精算が継続できると考えています。

導入した製品：ジンジャー経費

ジンジャー経費の製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/13711/

ジンジャー経費の事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13711

導入事例4：株式会社インゲージ
（導入製品：ジョブカン経費精算）

経費精算の整備とともに業務効率化

※出典：株式会社インゲージ | 導入事例 | ジョブカン経費精算

業種	企業規模
IT・情報通信	21名-50名

導入前の課題

以前の経費管理状況では、経費申請のシステムが欠如しており、口頭での確認に頼っていました。経費申請は月に一度のエクセルフォームで行い、領収書は紙で経理部門に提出していました。この方法では実際の費用の使途が不透明であり、予算も立てづらく、無駄な支出が生じることもありました。また、申請手続きも一貫性がなく、エクセルでの入力やチェックに手間がかかっていました。

改善の施策

ジョブカンの導入を決めた理由は、そのシンプルなフォームが魅力的であり、直感的に利用できると感じたからです。ジョブカンは他の経費精算サービスと比較して最もシンプルで分かりやすいものであり、交通ICカードの読み取り機能も備えていました。ICカードを使って交通費の精算ができるため、業務の削減にもなりました。また、コスト面でもユーザー数ごとに課金できるという点が決め手となりました。導入後は事前申請をルール化し、経費節減の意識を高めることができました。

導入後の効果

ジョブカンの導入後、経費申請、稟議、出張・交通費申請など幅広い業務に活用されています。細かい承認ルートや事前申請の取り込みにより、業務効率化が進みました。事前申請を徹底するためのルールが周知され、管理部門のチェックが必須となることで、経費節減の意識も高まりました。また、ワークフローの適用により、社内稟議のフローも改善されました。ジョブカンはコメントの追加や添付ファイルの機能も備えており、これによって現場とのコミュニケーションが活発化し、現場の意識も高まりました。

導入した製品：ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算の製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/13812/

ジョブカン経費精算の事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13812

導入事例5：株式会社more communication
（導入製品：ハイ！経費）

交通費・出張費精算のスピードが向上！低コストで機能充実！

※出典：交通費・出張費精算のスピードが向上！低コストで機能充実！ | 経費精算システム「ハイ！経費」

業種	企業規模
IT・情報通信	21名-50名

導入前の課題

私たちの会社は、宮崎に拠点を置いており、東京と宮崎の間で毎月頻繁に出張が行われます。そのため、出張費の申請・精算と管理が手間がかかると感じていました。以前、勤怠管理システムに経費システムを追加しましたが、経費システムに特化していなかったため使いづらく、区間や金額の調査が必要であり、経理側も手動でチェックする必要がありました。社員からも使いづらいとの声が多く、負担を感じていました。また、カスタマイズにかかるコストも高額であったため、簡単に変更することができませんでした。

改善の施策

最初は勤怠管理システムの変更を検討していましたが、勤怠管理と経費システムは結びついているため、経費システムも変更する必要がありました。コストを抑えるため、低価格かつ高機能な「MOT経費精算（旧：ハイ！経費）」を選択しました。営業担当者の工数削減が導入のきっかけとなりました。

導入後の効果

「MOT経費精算（旧：ハイ！経費）」を使ってみると、交通費などの申請が非常に簡単に行えました。以前は月末にまとめて1時間半かかっていた作業が、外出先でも利用できるようになり、都度数分で申請が可能になりました。営業担当者からも喜ばれています。管理側としても、通勤定期区間分の控除が正確に行え、交通費精算の確認・処理のスピードが向上しました。さらに、低価格でありながら機能も充実しており、月々のランニングコストにも驚いています。

導入した製品：ハイ！経費

ハイ！経費の製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/13813/

ハイ！経費の事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13813

導入事例6：株式会社クラシコム
（導入製品：マネーフォワードクラウド経費）

上場を見据え、内部統制に効果的なクラウド会計Plusへ移行

※出典：上場を見据え、「外部共有の簡潔性」と「低コストでの運用」からマネーフォワードクラウド会計Plusに移行 – 「マネーフォワードクラウド会計Plus」導入事例

業種	企業規模
運輸・物流	1,001名以上

導入前の課題

当社はECサイトを運営し、成長に伴い経理業務の内製化を検討しました。以前は会計事務所に全てを任せていたため、可視化や運用コストの抑制を求めていました。知人の薦めと個人的な使用経験から、マネーフォワードMEの操作性に信頼を抱き、マネーフォワードクラウド会計を導入することを決めました。

改善の施策

クラウド会計導入にあたり、マネーフォワードクラウド会計の利便性や自社の要望を実現できる点が魅力とされました。銀行とのAPI連携による預金情報の自動更新や、他のソフトとの連携による業務のペーパーレス化など、マネーフォワードMEとの統合性が高く評価されました。

導入後の効果

マネーフォワードクラウド会計の導入により、内部統制の強化や移行のスムーズさが実現されました。会計Plusのリリースにより、内部統制機能が強化されたことも移行の決め手となりました。ウェブ上のシステムを使用したリモート作業で導入が完了し、移行作業も手数の少ないスムーズなものとなりました。

さらに、マネーフォワードの担当者とのコミュニケーションが円滑であり、疑問点の解決や改善要望の実現が迅速に行われました。マネーフォワードの日々のアップデートにより、利便性や使いやすさが向上し、要望に応える新機能の追加も期待できると評価されました。

導入した製品：マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費の製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/13816/

マネーフォワードクラウド経費の事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13816

導入事例7：株式会社クオカード
（導入製品：HUE Expense）

経費精算にかかる業務時間を8分の1に削減！ HUE Expenseで、キャッシュレス･DXの実現を目指す。

※出典：聖隷福祉事業団様「HUE Expense」導入インタビュー

業種	企業規模
医療・化学	1,001名以上

導入前の課題

経理部門の業務にウェイトがかかっており、経理データの分析や経営補佐にウェイトをシフトしたいとの考えから、インプット業務の縮小が必要であると判断し、システムの見直しを行いました。しかし、社会福祉法人会計基準に特化したシステムでは大規模法人での運用が難しく、目的である「インプットの最小化・アウトプットの最大化」が果たせないと判断しました。また、経費精算領域においても他の経費精算システムを見ましたが、HUE Expenseは機能が揃っており、会計システムに直結して利用できることが決め手となりました。

改善の施策

HUE Expenseを導入することで、インプット業務の縮小を図り、経費精算をシステム化しました。導入前は紙と現金で行っていた経費精算をHUE Expenseによって効率化し、業務時間を大幅に削減しました。HUE Expenseは機能が揃っており、会計システムに直結して利用できるため、経費精算業務の改善を容易にしました。また、HUE Expenseのライセンス形態が法人規模に応じており、長期的な利用範囲の拡大に伴う費用増加のリスクを軽減しました。

導入後の効果

HUE Expenseの導入により、業務時間を8分の1に削減することに成功しました。現金の受け渡しや現金精算の作業がなくなり、業務の負担が軽減されました。申請者としては、ハンコリレーの手間がなくなり、承認者の選択や申請の状況確認が容易になりました。内部統制も強化され、事前申請の提出が必須となり、出張の適切な統制をかけられるようになりました。

また、全事業所の振込業務を法人本部に集中させることでキャッシュレス化が進み、各事業所の現金業務をなくすことが可能になりました。さらに、HUE Expenseのシンプルで分かりやすいインターフェースにより、職員の抵抗が少なく、全体の反発も抑えられました。