営業支援ツールの主な機能と導入メリットを解説！CRM/MAとの違いも説明します

DX（デジタルトランスフォーメーション）の実現を目指すなかで、営業部門のデジタル化も欠かせない要素です。自社の営業部門を見ていると「煩雑な事務作業に忙殺されている」「営業活動に集中できていない」「適切な営業アプローチを取れていない」などの課題を感じることもあるのではないでしょうか。

営業部門の業務改善を実現する候補の1つに「営業支援ツール（SFA）」があります。営業支援ツールを活用することで、適切な商談計画を立てる、営業活動の属人化の解消に役立つなどの効果を得られます。とはいえ、営業支援ツールで具体的に何ができ、どのようなメリットがあるのか曖昧な方も多いでしょう。

本記事では、営業支援ツールの概要と機能、メリット、導入時の注意点について解説します。

営業支援ツール（SFA）とは

「営業支援ツール」とは、営業活動では欠かせない案件管理や顧客管理をサポートするためのツールです。

営業支援ツールでは、下記のような情報を管理します。

現在商談中の案件は何か
ある取引先に対して、直近で商材を提案したタイミングはいつか
案件の受注確度・見積額はどのくらいか
顧客からきた過去のクレーム

これらの情報を整理・管理して、属人的だった営業活動を可視化することで、会社として投資に見合うだけの利益拡大・人員獲得を目指せます。

また、営業支援ツールは「SFA（Sales Force Automation）」とも呼ばれるように、顧客情報の整理やメールの送信、次回商談タイミングの提案など、様々な営業活動の自動化も可能です。

そして、「顧客情報の一元管理」という点においては、営業支援ツール（SFA）以外にも「顧客関係管理システム（CRM）」と「マーケティングオートメーション（MA）」があります。これらのツールとの違いについて、次から説明します。

顧客関係管理システム（CRM）との違い

顧客関係管理システムは、顧客の氏名や所属、年齢、住所、購入履歴など、顧客に関するあらゆる情報を一元管理するツールです。管理する顧客情報の項目は、営業支援ツール（SFA）と顧客関係管理システム（CRM）で似通っていますが、目的が異なります。顧客情報の収集・整理は、営業支援ツールでは「営業活動を効率化させること」が目的ですが、顧客関係管理システムでは「顧客との関係を維持し、顧客生涯価値を高めること」が目的です。

マーケティングオートメーション（MA）との違い

マーケティングオートメーションは、マーケティング活動を自動化するためのツールです。SFA、CRMと同様に顧客情報の収集・整理をしますが、その目的は「受注確度の高い見込み客に絞り込み、商談へつなげること」です。営業活動を全体で考えた際に、営業支援ツール（SFA）とマーケティングオートメーション（MA）では領域が異なります。「MAで商談化したあと、SFAで適切にアプローチして受注する」というように、順番に活用していきます。

営業支援ツール導入の主な目的

CRMやMAなどの似た機能を持つシステムは他にもあるため、ツールを定着させ、十分に活用するには、営業支援ツールを導入する目的を明確にしておくことが大切です。

すでに営業支援ツールを導入している企業では主に以下4つのいずれか、もしくは全てを目的にしています。

売上向上
属人的な営業活動の改善
営業活動の見える化
営業活動の効率的な管理

1.売上向上

1つ目の目的は「売上向上」です。顧客を増やしたり、購入頻度を増やしたり、関連商品を購入してもらったりするなど、様々なアプローチがあります。営業支援ツールを導入することで、これらのアプローチを実現するために必要なデータが集まるようになります。集まったデータを整理・分析することで、最適な営業アプローチを見出すことができ、売上向上につながるのです。ただし、営業支援ツールはあくまで情報を一元管理するものであり、導入すれば売上が上がる、という類のツールではないので注意してください。

2.属人的な営業活動の改善

2つ目の目的は「属人的な営業活動の改善」です。営業担当者は社内で相対評価によって昇給や昇進が決められる場合が多く、同じチームであっても競争相手という認識になります。そのため、自分の営業ノウハウや顧客を社内で共有するという意識が低く、独占しがちなため、属人化が起きやすいものです。

また、提案活動やクロージングなどは営業担当者のセンスに頼り、ほとんどデータ化されていないため、他の営業担当者が優秀な営業担当者から学ぶことが難しい状況です。営業支援ツールを導入すれば、営業担当者は自分が持っている案件や顧客の情報、商談の進捗状況などを入力する必要が出てきます。

その結果、営業部門全体の情報が蓄積され、ノウハウの共有や課題の発見・解消に活用できるようになり、営業活動の標準化を実現できます。

3.営業活動の見える化

3つ目の目的は「営業活動の見える化」です。具体的には、取引先とのアポイントの獲得から受注までのプロセスにおいて、必要な情報や数値を把握できるようにすることを指します。

顧客の予算や受注確度はどのくらいか
顧客の資金状況はどうか
最後に顧客とアポイントを取ったのはいつか
顧客にどのような提案をしたのか
これから必要な行動は何か

営業活動支援ツールには、案件情報・顧客情報を入力するだけでなく、日々の活動報告も入力します。営業担当者がそれぞれ個別に管理していた情報が集約されるので、これまで不明瞭だった営業活動の実態を把握できるようになります。

4.営業活動の効率的な管理

4つ目の目的は「営業活動の効率的な管理」です。営業活動の見える化に通じるところもありますが、主にマネージャー以上の業務が効率的になります。営業担当者から個別に報告はあると思いますが、そのフォーマットはばらばらであったり、必要な情報が不足していたりしないでしょうか。営業支援ツールを導入することで、フォーマットや入力項目が固まるため、営業チーム全体の動きを把握しやすいです。目標売上の達成状況や各担当者が抱えている案件数などがすぐにわかるので、今以上に効率的な営業管理を実現できます。

営業支援ツール5つの基本機能

営業支援ツールには、営業の業務改善を実現するための機能として主に5つの基本機能が搭載されています。

顧客管理
案件管理
商談管理
売上管理
行動管理

1.顧客管理

顧客管理では、企業名や住所、顧客の役職、決裁権限の有無、生年月日、性別など顧客の基本情報のほかに、最初の購入商品や過去の購入商品、問い合わせ履歴など、顧客に関する情報を管理します。

顧客情報を管理することによって、担当者が不在のときや退職したりしたときでも、スムーズな引き継ぎが可能です。「営業担当者の顧客」という意識から「会社の顧客」という意識を持ってもらえるようになります。また、属性が近い顧客の情報を組み合わせることで、購入する可能性のある商品を見つけられる可能性もあります。

2.案件管理

案件管理では、現在商談を進めている商品やサービスを起点に、提案先企業の情報や提案内容、提案の進捗状況、受注確度、見積金額などを管理します。顧客が「人・企業」起点であるのに対して、「案件（商品やサービス・プロジェクト）」起点であることが顧客管理との違いです。現在進んでいる案件全体の進捗状況を営業マネージャーは確認できるので、対応漏れを未然に防ぐことができます。さらに、案件ごとの受注確度から、受注確度の低い案件対する労力を少なくし、受注確度の高い案件に注力させられるよう人員を配置するという使い方も可能です。

3.商談管理

商談管理では、商談の進捗状況やこれまでの商談時のやりとり、見積書や決裁書などの書類を管理します。1つの案件を親として、子に複数の商談が紐づく形で管理する方法が一般的です。商談管理機能では具体的な提案内容やその時の顧客の反応など、顧客とコミュニケーションした情報を記録します。他案件の商談情報を参考に適切なクロージングタイミングやクロージングの内容、商談の進め方を検討でき、組織的な営業力向上を図れます。商談情報が適切に入力されていれば、途中で担当者が異動になったとしても、後任がスムーズに引き継ぎでき、顧客に不信感を抱かれにくくなります。

4.売上管理

売上管理は、受注額と見込み受注額のデータから、売上実績や予想売上、売上目標達成状況を管理します。案件情報には予想受注額（見積額）や受注予定日、受注確度が入力されているため、それらの情報から精度の高い売上予測が可能です。

メンバー単位やチーム単位、商材単位など様々な軸で分析できるため、分析結果をもとに営業人員の割り振りを考えたり、注力案件を絞り込んだりするような戦略的な営業活動を実現できます。売上達成状況をグラフですぐに出力できるので、報告資料のためとしても使いやすい機能です。

5.行動管理

行動管理は顧客へのアポイント数や訪問数、商談数、今後の行動予定などを管理します。営業担当者の行動と顧客情報・案件情報を結び付けることで、担当者の行動量や行動の質を適切に評価できます。

そのほか、成績が優秀な営業担当者の行動履歴を分析して、チーム全体に共有したり、反対に、成績が芳しくない営業担当者の行動履歴から問題点を見つけて改善を促したりするなどの使い方も可能です。行動管理によって集めた情報を活用することで、効率的な営業活動につなげられます。

営業支援ツールを導入するメリット3つ

営業支援ツールを導入することで「効率的な営業活動」を実現できます。この実現により得られるメリットとしては、主に下記の3点です。

営業担当者の生産性を向上できる
営業活動の管理ができる
営業ノウハウを蓄積できる

1.営業担当者の生産性を向上できる

営業支援ツールは原則、クラウドサービスです。インターネット環境さえあれば、社外でも情報にアクセスできます。営業担当者が報告書を移動中や出先で作成できるようになるため、報告書作成のためだけにわざわざ会社へ戻る必要がなくなります。その結果、無駄な労働がなくなり、営業担当者が本来時間をかけるべき提案準備や顧客との商談に時間をかけられるようになり、生産性を向上できます。

2.営業活動の管理ができる

案件情報・商談情報・顧客情報といった営業活動に関するあらゆる情報が、営業支援ツールで一元管理されます。ツールを見れば、すべての営業活動の状況がわかるため、営業マネージャーは部門の営業活動の実態を把握できるようになります。営業活動の全体が分かれば、対応漏れの案件や早急に対応が必要な案件、リマインドが必要な案件などに適切な対応を取れるようになるでしょう。営業支援ツールはレポート機能が充実しているので、案件数が増えても見逃さずに気付きやすい点もメリットです。

3.営業ノウハウを蓄積できる

営業支援ツールに入力される情報は、分析することで以下を導き出せます。

受注確度の高い顧客の特徴
受注確度の上げるために向いた提案方法
クロージングの適切なタイミング
迷っている顧客の購入を後押しする提案内容

どのような頻度で、どんなコミュニケーションを顧客としたか、という情報が漏れなく営業支援ツールには入力されているので、そこから営業ノウハウとして抽出できます。また、失注した案件についても原因や問題点を分析することで「避けるべき内容がまとまったノウハウ」も蓄積されます。情報が蓄積されればされるほど、会社としての営業ノウハウが溜まっていき、営業部門全体の底上げを期待できるでしょう。

営業支援ツール導入後に定着しない4つの理由

多くの機能を持ち、導入することでメリットを得られる営業支援ツールですが、定着しないことがあります。その理由は会社によってさまざまですが、主な原因は以下の4つです。これらの理由が複数重なっている場合もあります。

導入目的が不明確なまま導入した
データ入力に手間がかかる
使い勝手が悪い
蓄積された情報を分析できる人材がいない

1.導入目的が不明確なまま導入した

1つ目の理由は導入目的があいまいなまま、営業支援ツールの導入だけ先行してしまった場合です。「なんとなく必要そうだから」という理由だけで導入を進めても、その必要性がピンときていなければ、営業担当者にとっては「面倒なことが増えた」という認識になります。なぜ今のやり方を変えて、営業支援ツールにデータを入力しなければならないのか、に納得できないため、入力内容が雑であったり、入力しなかったりするような事態に陥り、定着しません。

2.データ入力に手間がかかる

2つ目はデータ入力の手間です。導入するまで営業活動の情報を会社にフィードバックしていなければ、単純に営業担当者にとっては手間の増加になります。また、入力項目が必要以上に多かったり、入力内容が長かったりする場合も、情報が正しく入力されない要因です。

選択式にできるところは選択式にする
他データから定まるデータは最初から入力値を設定しておく

などの対策を立てることも有効です。

3.使い勝手が悪い

「使い勝手が悪い」とは、主に下記をイメージしてもらうとわかりやすいでしょう。

画面の操作方法がわかりにくい
入力必須の項目が増えた
画面の動きが遅い
スマートフォンからの表示が崩れて正しく入力できない

営業支援ツールを導入して得られるメリットは理解していても、使い勝手の悪さには敵いません。使い勝手の悪さも十分、ツールが定着しない原因になります。

4.蓄積された情報を分析できる人材がいない

蓄積された情報を整理・分析してこそ、営業活動の効率向上を実現できます。しかし、情報を有効活用できる人材がおらず、営業活動の改善に活かせなければ、営業担当者としてはただ、入力の負担が増えただけです。情報を入力した効果が営業担当者には実感できないので、やがて入力されなくなり、定着しません。

営業支援ツール導入を失敗させないための選定ポイント7つ

デジタル化やDX推進の影響で営業支援ツールの需要が高まっていることもあり、様々な企業から営業支援ツールが提供されています。どのツールを選べばよいか、迷ってしまうことでしょう。そこで最後に、営業支援ツールを選ぶ際に押さえたいポイントとして7つ解説します。

自社の営業体制と合っているか
十分な機能が備わっているか
画面操作は難しくないか
スマートフォンからでも利用できるか
自社の他システムと連携できるか
かかる初期コスト・運用コストは問題ないか
サポート体制は整っているか

1.自社の営業体制と合っているか

自社で商材を複数扱っており、そのすべての商材を1人の営業担当者が受け持っているのか、チームごとに取り扱う商材が異なるのか、で営業体制は異なります。また、売上目標が個人に対してのみ課せられているのか、個人とは別にチームとしての売上目標もあるのかによっても、体制は異なります。そして、体制が異なれば、営業支援ツールに求める機能や働きは異なるため、比較検討する際には、自社の営業体制に合っているかを確認するようにしてください。

2.十分な機能が備わっているか

顧客は企業か個人か
取扱商材は1つか複数か
顧客単価はどのくらいか
顧客の購入サイクルはどのくらいか
取扱商材はモノかサービスか
新規営業が主か、ルート営業が主か

など、「営業活動」とひとことでいっても、その中身は状況によって大きく異なります。そのため、上記のようなポイントで違いがあるだけでも、必要な機能は異なってきます。機能は多ければ多いほど素晴らしい、と思えてしまいますが、多ければ操作が煩雑になったり、動作が重く使い勝手が悪くなったりする恐れもあります。

そのため、機能で比較する前に、自社にとって「必須」「あれば便利」「不要」の3段階に分けて整理し、当てはめながら検討することをおすすめします。このようにして、必要十分な機能が備わっている営業支援ツールを選ぶことで、余計なコストが発生せず、定着もしやすくなります。

3.画面操作は難しくないか

どれだけ高性能な機能が搭載されているとしても、実際にデータを入力する営業担当者にとって画面操作が難しければ、いずれ使われなくなります。

項目数が多すぎないか
直感的に入力できるか
入力途中で一時保存のようなことができるか
必要な情報までのアクセス経路は整備されているか

上記のようなポイントを確認します。営業支援ツールは無料期間やデモ版を提供している企業も多いので、機能面で問題ない営業支援ツールが見つかったときには、実際にツールを使わせてもらえるように担当者へ連絡してみるとよいでしょう。導入後に使い勝手が悪く、必要な情報が集まらない・そもそも情報が入力されないという事態の発生を避けられます。

4.スマートフォンからでも利用できるか

営業活動で外出することが多い場合、スマートフォンやタブレットなどのPC以外の端末からでも利用できるかは重要なポイントです。スマートフォンから利用できなければ、外出先で顧客情報や案件情報を取得できません。必要な情報は会社から出る前にすべて紙で印刷しておくような手間がかかります。紛失時の情報流出リスクも心配です。スマートフォンから利用できるツールであれば、紙の資料を落とす心配がありません。

また、出先で情報を入力できるので、情報入力のためだけに会社へ戻らなければならない、ということもなくなり、営業担当者の生産性向上につながります。なお、営業活動は基本的に電話またはオンラインミーティングのみ、という場合には、PCのみ対応のツールでも問題ないでしょう。

5.自社の他システムと連携できるか

もう既に会社では様々なシステムを利用していることと思います。

例えば以下などが挙げられます。

名刺管理ソフト
会計ソフト
WEB会議ツール
チャットツール
クラウドストレージ
MAツール
CRMツール

これらのシステムに入っているデータを営業支援ツールに取り込めたり、反対に営業支援ツールに入力したデータを流し込んだりするような連携機能が搭載されているか確認しましょう。他システムとの連携ができなければ、情報の二重管理が発生し、入力漏れや入力誤りで、どれが正しい情報かわからなくなる事態に陥る可能性が高いです。システム連携ができれば、単に営業支援ツールを導入するよりも、営業活動の生産性を向上できるでしょう。

6.かかる初期コスト・運用コストは問題ないか

営業支援ツールを選ぶ際にはコストも重要が要素です。営業支援ツールが買い切りであることは稀で、多くの場合、月額課金もしくは年間一括支払いのサブスクリプション型です。そのため、コストを考えるときには初期コストだけでなく、運用コストも考えて、導入しようと考えているツールの料金が問題ない範囲になるか確認するようにしてください。

7.サポート体制は整っているか

ITシステムに不具合や故障はつきものです。そのため、故障時に迅速な対応をしてもらえるサポート体制が整っているかもツール選定時には大切なポイントです。導入するまでは使いやすく、便利なツールだと思っていても、実際に使い始めると想定外の挙動をする、操作方法がわからないなどのトラブルが起きる可能性もあります。

また、営業支援ツールを提供している企業の多くが土日休みで、問い合わせても基本的には翌営業日回答になります。土日が忙しい会社では、むしろ土日の方が迅速にサポートにつながって対応してほしいと感じるものです。そのため、自社の体制を振り返りながら、ツール提供企業にどの程度のサポート品質を求めるのか決めておきましょう。

トライアル期間	無し
サポート	電話　メール

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

トライアル期間	有り
サポート	チャット

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール　チャット

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール　チャット

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

トライアル期間	有り
サポート	メール

トライアル期間	有り
サポート	電話

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール　チャット

トライアル期間	有り
サポート	メール　チャット

トライアル期間	無し
サポート	電話　メール

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

トライアル期間	無し
サポート	電話

自社に合った営業支援ツールを導入しよう

営業支援ツールの主な機能は「案件管理」「顧客管理」「商談管理」「売上管理」「行動管理」の5つです。これらの機能はどの営業支援ツールでも共通しています。しかし、細かい入力項目や画面の配置、画面遷移、作成可能なレポートなどはツールによって異なります。当初の期待通りに営業活動を改善できるように、自社にあったツールを選ぶことが大切です。ほとんどの営業支援ツールでは、無料期間やデモ版が提供されているので、実際に使ってみることをおすすめします。

営業支援ツールの主な機能と導入メリットを解説！CRM/MAとの違いも説明します

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