新型コロナウイルス感染症対策の一環としてオンライン予約を導入する企業が増えてきました。そこで欠かせないのが予約管理システムです。予約管理システムとは、顧客からの予約を自動で受付、予約内容を一元管理するシステムです。24時間365日受付可能で無人で予約対応ができるようになるため、機会損失を防ぎます。しかし、予約管理システムと一口に言ってもさまざまな機能や特徴を持っており、自社に合うシステムを選定しなければ最大限メリットを実感できません。
本記事では、おすすめの予約管理システムを徹底比較します。予約管理システムの基本機能や導入のメリット、選ぶポイントについても解説しているのでぜひ参考にしてください。
予約管理システムとは
予約管理システムとは、お店への来店予約や施設・設備の貸し出し、セミナー・イベント参加などの予約サービスを扱う企業がオンラインで予約できるよう顧客に提供するシステムのことです。たとえば、美容室に予約管理システムが用意されていると、顧客はスマホやパソコンから予約可能な日時を確認できます。予約が完了すれば折り返しメールが届き、予約成立を確認するという流れが一般的です。従来であれば、顧客は電話やメール、FAX、来店などによって予約しなければなりませんでした。
しかし、予約管理システムを使えばWebサイト上やアプリ上からの予約が可能です。「予約をしたい」と思ったタイミングで予約できるため、サービスの利用へのハードルが下がります。予約を受け付けた企業側は予約情報を一元管理することが可能です。新型コロナウイルス感染症対策の一環として、取り入れる企業も増えました。予約管理システムを導入して顧客との接触時間を減らしたり混雑を緩和したりできるため、感染リスクの軽減に繋がります。
予約管理システムの機能
予約管理システムの機能は、単純に予約を受け付けるだけではありません。ここでは予約管理システムに備わっている基本機能について確認していきましょう。
予約管理システムの基本機能は、8つあります。
- 予約受付
- 予約変更受付
- 顧客管理
- 予約連絡
- 決済
- 入金管理
- 一斉DM送信
- 外部サービスとの連携
順番に基本機能を確認して、自社に取り入れたときのイメージを膨らませましょう。
予約受付
顧客・利用者からの予約を受け付ける、予約管理システムのメイン機能です。多くのシステムにおいてカレンダーから予約したい日時が選べるようになっており、視覚的に希望日時を選びやすい工夫がされています。
予約変更受付
一度予約した内容を変更・キャンセルできる機能です。たとえば、10月5日13:00に予約した内容を10月7日15:00に変更したり、そもそも予約事態をキャンセルしたりできます。システムのなかには、キャンセル待ち機能が備わっており、機会損失を予防します。
顧客管理
過去に予約した顧客情報を管理する機能です。名前・性別・居住エリア（住所）・生年月日・予約頻度・利用したサービス内容・単価などをデータベースで管理できます。DM発送やキャンペーンのお知らせに役立てたり、提案するメニューに工夫を繋げたりできるため、売上向上に貢献するはずです。ユーザー満足度の向上にも繋がるため、リピーターの獲得も期待できます。もちろん、データをしっかり分析することでマーケティング施策を考えられるでしょう。
予約連絡
予約をした顧客に対して予約に関するメールを送る機能です。以下のようなメールを自動で送信できることが一般的です。
- 予約・手続き完了メールの送信
- 予約日時が近づいたときのリマインドメール
なかには、メールの文面をカスタマイズしたり、属性によってテンプレートを分けたりできるシステムがあります。サービス利用前の注意点や感謝の気持ちをメールに含めることで、親切な対応ができます。
決済
予約と同時にオンラインで決済できる機能です。クレジットカードのほかに、コンビニ払いやQRコード決済など、連携しているサービスはシステムによってさまざまです。顧客が対面で決済するときの傾向や顧客層に合わせた決済方法を導入しましょう。
入金管理
顧客の入金が完了しているか一覧で確認できるシステムです。オンラインでの決済だけでなく、予約後の振り込みや店頭払い、利用後の請求書払いの方法で入金された場合に役立ちます。たとえば期日までに支払いがない場合、予約を自動キャンセルしたり、新規予約を停止したりできます。
一斉DM送信
キャンペーンやクーポン、お知らせなどを顧客へ一斉DMできる機能です。予約管理システムを利用するには、予約確定メールやリマインドメールのためにメールアドレスの登録が欠かせません。そのため、顧客のメールアドレスを獲得できるきっかけとなり、その後のメールマガジンやお知らせなどを定期的に配信することができます。システムによっては、性別や年代、過去に利用したサービス内容などの属性によって配信するメール内容を変更することが可能です。メールマーケティングに生かすことで、一度利用した顧客にリピートしてもらうきっかけ作りができます。
外部サービスとの連携
予約管理システム内だけで完結するのではなく、外部サービスとの連携することでできることの幅が大きく広がります。たとえば、細かなデータ分析ができるGoogleアナリティクスやSalesforce。連携すれば、顧客データをより詳しく分析できるようになるためマーケティングに役立ちます。
ほかにも、SNSと連携して集客のチャンスを増やしたり、クレジットカードやPayPalなどの決済システムと連携して集金の工数を減らしたりと連携することで売上向上や業務効率向上に繋げることが可能です。単純に予約管理を楽にするだけでなく、外部サービスと連携することでより効果的な使い方ができるようになるでしょう。
予約管理システムを導入する5つのメリット
予約管理システムの基本機能を見ても、「導入して何が変わるの？」と疑問を感じる人もいるかもしれません。予約管理システムを導入するメリットは、主に5つあります。
- 24時間365日対応可能
- リアルタイムで予約管理
- 無人での予約管理
- 無断キャンセル対策
- 顧客情報のデータベース化
予約管理システムの5つのメリットを知って、自社でどのように役立つか想像してみてくださいね。
24時間365日対応可能
予約管理システムは、Webサイトやアプリから利用できるため24時間365日いつでも対応が可能です。顧客にとって「予約したい」というタイミングで空き時間や空席をリアルタイムで確認できるため、便利に感じてもらえます。
今までであれば来店時に次回の予約をするか、電話での予約が一般的でした。しかし、来店や電話だと営業時間中でなければ予約行為ができず、不便に感じる人は多いです。メールでも予約依頼はできるものの、翌営業日まで確定を待たなくてはなりません。
また、システムによっては希望時間が満席でもキャンセル待ちにできる機能が搭載されています。このような機能によって機会損失を最低限に防ぎ、スタッフ不在でも自動で予約受け付けが完了します。
リアルタイムで予約管理
予約管理システムを使えば、顧客側も企業側もリアルタイムで予約状況を確認できます。顧客は空いている日時のなかから予約でき、自分の都合に合わせてスケジューリングしやすいです。
一方、企業側も予約状況をリアルタイムで管理できるため、電話や来店での予約も確認しながら受け付けできます。人の手だと起こりやすい予約ミスやバッティングを防げます。
無人での予約管理
顧客の予約のためにスタッフを置く必要がなくなるため、ほかのことにリソースを割けるようになります。たとえば、エステの施術中、ヘアカット中に電話予約でサービスを中断しなければならないといった経験を持っている人は多いでしょう。もちろん、電話を完全に受けないわけではありませんが、ネット予約を採用することで電話が鳴る機会は格段に減ります。
一方で、顧客にとってもオンラインで人と接さずに完結することに気楽さを感じます。とくに、病院やエステなどのプライベート色の強い業種では、気軽に予約できると思ってもらえるでしょう。予約対応の手間の軽減だけでなく、機会損失を防げることも無人で予約管理できるメリットです。
無断キャンセル対策
予約管理システムは、無断キャンセルの予防にも役立ちます。宿泊施設や飲食店などの無断キャンセルが話題になったことは、記憶に新しいニュースではないでしょうか。予約管理システムを通して予約した顧客には予約確定メールやリマインドメールを送信でき、キャンセル防止の効果が期待できます。
また、予約時にクレジットカード決済を済ませていれば「お金を払っているからもったいない」と来店してくれるでしょう。もし無断でキャンセルされても、決済が終わっていれば売上は確保できます。予約時に電話番号や住所などを入力してもらっていれば、個人を特定して企業側から請求することも可能です。
顧客情報のデータベース化
予約管理システム内で顧客情報をデータベース化されるため、顧客満足度向上やサービス向上に活用できます。氏名・性別・年代・居住エリアなどの属性はもちろん、以下のような内容も自動でデータ化されます。
- 利用日時
- 利用サービス内容
- 1回あたりの金額
- リピート頻度
顧客一人一人に焦点を当ててサービス向上を目指せる一方で、全体を分析してマーケティングに生かすことも可能です。たとえば、男性のリピーターは多いのに女性は少ない、初来店時の金額は大きいのに2回目以降は金額が下がる、など分析できます。分析結果に対して、女性向けのお得なプランやリピーター限定のオプションを作るなど、売上向上策を具体的に考えられるようになるでしょう。
おすすめの予約管理システムを徹底比較
勤怠管理システム予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- フリーアドレスやテレワークでどこにいるか分からない状況を簡単に可視化
- 予定確認やアポ調整の時間を削減
- アナログな資産/備品管理をアプリでスマートに工数削減
- アナログな郵便物作業をDXでスマートに工数削減
- 社内のあらゆる支払いをキャッシュレスに
製品のおすすめポイント
- 予約管理と顧客情報を同時に記録管理。顧客管理の入力項目は自由自在に
- 予約管理とともに顧客管理を一つのシステムで
- 直感的で効率的な予約システム、顧客管理の未来を創るResKa
- 単独店舗だけではなく、複数店舗もラクラク管理
製品のおすすめポイント
- LINEから受け付け可能なWeb予約
- リソースを正しく反映したカレンダー
- 患者様のスマホで完結する問診票
- 予約とカルテの情報が連携
- 経営ダッシュボードで数値を可視化
製品のおすすめポイント
- 独自開発した予約システムにより1人でも運営できる生産性を実現
- 顧客満足度が向上する機能が充実しています
- 年間売上2億円以上のレッスン事業のノウハウをシェア
- 実績あるマーケターによる集客代行サービス
製品のおすすめポイント
- 安くても機能は劣らず、サポートもあるから安心
- 9種類の予約タイプ（テーマ）があるからどんな業種でも導入できます
- 店舗ページのテンプレートが選べてＨＰがなくてもすぐ使える
製品のおすすめポイント
- 店舗業務を一つのシステムで幅広くサポートする
- 煩雑な会計業務をシンプルにでき、POSレジを最大限に活用できる
- スタッフ管理やビジネス運営にも幅広い活用方法を見いだせる
製品のおすすめポイント
- ビジネスの全て工程を自動化し効率化しじます
- 個人事業主から大企業まであらゆる運用方法に対応
- あなたの業種にぴったりのタイプが見つかり、予約数増加で売り上げアップ
製品のおすすめポイント
- スマホアプリから自分だけの予約ページが誰でもかんたんに作れる
- スモールビジネスの味方、充実の機能性でビジネスを効率化
- 電話予約もネット予約もクラウドで一元管理！24時間365日ネット予約が受付可能
予約システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- LINEの画面からそのまま予約が可能なため来店頻度アップ
- LINEブロック率低減、リピーターの囲い込みが簡単
- 店舗側で確認できる管理画面も用意されています
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 基本の5言語対応（日本語・英語・簡体中国語・繁体中国語・韓国語）
- 決済後に予約が確定、当日キャンセルのリスクも軽減できます
- 空席を埋めるキャンセル待ち受付機能が装備されています
製品のおすすめポイント
- スマホでもPCでも操作しやすく、誰でも使えます
- 柔軟に予約受付を設計でき、細やかな設定が可能です
- シンプルな管理画面で運営の負荷を軽減できます
- 主要14通貨から、クレジットカードで事前に決済できます
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- カラ予約防止、入室が確認できない予約は自動キャンセル
- 来客情報や受付情報も一元管理、受付の無人化
- 会議室端末・集中制御端末・フロアマップといった用途に合わせた利用が可能
製品のおすすめポイント
- 空いている部屋が一目でわかり、会議室予約を効率化
- 状況に応じた応答が自動ででき、会議室管理をスムーズになります
- 拠点結合による会議室予約の課題を解決します
製品のおすすめポイント
- 会議室・ブース・備品まで一括管理できる安価なクラウド型サービス
- 来訪者管理（オプション機能）を装備しています
- 無駄な予約を排除して効率的な会議室利用を実現
予約システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 自動キャンセル機能で空予約を防止し、他の人が予約/利用することが可能
- 利用実績の「見える化」で運用の改善・見直しをサポート
- ICSファイルを利用したグループウェアに対応
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 自社専用のオリジナルウェブアプリが作れる、ホームページも管理できる
- 売上管理のPOSシステムは無償で提供いたします
- 紙カルテのレイアウトをそのまま使える電子カルテも0円から提供
予約システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 24時間のネット予約で集客機会の最大化できます
- 電話予約も、ネット予約も一括管理できます
- 来店履歴や予約情報できめこまやかな対応が可能です
製品のおすすめポイント
- LINE公式アカウントを使った予約管理・顧客管理に特化
- 予約受付・カルテ管理・顧客管理などを一元管理
- メッセージ配信で顧客とのコミュニケーションも
製品のおすすめポイント
- エステサロン・美容院などに対応したネット予約システム
- エステサロン・美容院・整体院 CTIシステム
- ホットペッパービューティー(サロンボード)からの予約にも対応
製品のおすすめポイント
- 治療院やサロンなど、スタッフを指定する業種に最適です
- シフトに合わせて自動で受付できます
- 思いのままに 詳細を設定、わかりやすい 管理画面です
製品のおすすめポイント
- 「時間予約」「順番予約」「時間枠予約」に対応
- オリジナルデザインの院内表示、先生の好みに合わせてフルカスタマイズできます
- 予防接種の予約管理も可能
製品のおすすめポイント
- 直感的に操作でき、稼働率の向上とスタッフの負担を減少します
- 離脱や中断を防ぎ、メンテナンス数の増加につながります
- 新患の継続状況と中断状況から、アプローチまで簡単にできます
製品のおすすめポイント
- クリニック向け順番管理システム（順番予約）
- クリニック向け診療予約管理システム（日時指定予約）
- クリニック向けiPad自動再来受付機（自動受付）
予約システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | メール チャット |
製品のおすすめポイント
- WEBでもLINEでもかんたん予約、スマホでどこでも予約ができます
- 非接触チェックインなどで受付業務を60%以上削減
- 40機種以上の電子カルテ連携実績あります
製品のおすすめポイント
- 商品の在庫を日ごとに設定、、数量限定商品でも安心
- 1つのアカウントで複数店舗を一括管理できます
- テイクイーツなら、初期・月額費用無料です
製品のおすすめポイント
- バラバラのタブレットをひとつに集約します
- デリバリー導入を簡略化、面倒な手続きはdelicoにお任せ
- デリバリー伝票を自動でプリントアウトできます
製品のおすすめポイント
- 様々な業務を一括管理し、業務の効率化を実現
- できるだけ簡単にデリバリーの利益を最大化しよう業績の把握
- バーチャルレストランやマーケティング戦略でビジネスを加速させる
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- LINEで友だち登録してもらうだけ、世代問わずご利用頂けます
- 常連・ファンにいつもの料理を店外にてご提供
- リピッテの注文機能を持たせる事でブロック率を低減
製品のおすすめポイント
- 世界最大のダイナーネットワークを利用して、来店人数を増やします
- お客様からのフィードバックを活用しお店の評判を向上
- 座席の稼働率をあげ、サービスを効率化する
予約システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 手間なく確実な「人を超える」スムーズな予予約管理
- 覚えていてくれた」感動を生む最良のおもてなし
- 業界唯一のドタキャン0対策「キャンセルプロテクション」を搭載
- 蓄積された来店データ活用で「感覚的」から「戦略的」へ
製品のおすすめポイント
- 複数サイトが一画面で管理可能、予約の偏りによる在庫切れが無くなります
- シンプルな画面＆操作と在庫管理業務を大幅に軽減
- 各グルメ媒体の管理画面機能や販売方法を理解した専任スタッフがサポート
予約システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- お客様を見える化、お客様を深く理解します
- お客様に合わせた配信、一人ひとりに合わせた顧客体験を創る
- お客様の行動分析と、社内データを繋げます
製品のおすすめポイント
- フィットネスクラブ、スクール、その他の施設も可能です
- 理想の店舗の、その先へ。hacomonoでつくる、未来の店舗
- 求したのは、洗練さ、リアル店舗のDXを叶える、豊富な機能
予約システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 個人店舗からコールセンターまで利用可能！店舗独自のルールにも対応
- 各媒体からの予約数データを蓄積する事で高度な分析が可能
- グルメサイトと連携して予約情報を一元管理。ネット予約の管理負荷を軽減
- 自社コールセンターが365日お客様をサポート
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- サロン・スクールに特化した予約システムです
- 済手数料が4.6％とリーズナブルに導入可能
- 「メール配信」や「スマホサイトを作成」など、集客に役立つオプション機能
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 「特別感」を与える接客をサポートする予約台帳
- メッセージ配信機能nにより、集客・リピート獲得
- ホームページ作成機能ホームページ作成機能やネット広告配信機能ネット広告配信機能
製品のおすすめポイント
- 問い合わせをチームで管理、フォームの回答をカンバン方式で管理
- 問い合わせ内容を確認しながら簡単にメールを送受信
- 最短30秒、クリックだけスムーズなフォーム作成
製品のおすすめポイント
- グルメサイト経由のネット予約を一元管理します
- AIスタッフ“さゆり”が自然な会話で電話予約の対応をします
- お店のホームページの集客力を強化し、オウンドメディアの集客力を向上
製品のおすすめポイント
- インターネット経由で予約を受け付けることができます
- POSシステムと在庫システムを併用すると注文受付と在庫を計算できます
- 会員証システムと連携して、POSレジで会計する
製品のおすすめポイント
- クレジットカード決済、コンビニ決済・ペイパル決済
- チケット・クーポンを利用した割引予約にも対応
- ウェブデザイン・SEO・翻訳機能による多言語対応
製品のおすすめポイント
- 唯一の食べログ公式連携アプリ、食べログネット予約と自動で同期
- ヨヤクノート 予約台帳画面、予約管理をミスなく効率良く
- お客様一人ひとりにあったおもてなしができます
- 紙予約台帳ではできない、iPadならではのトラブル防止の仕組み
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 予約管理機能：ネット予約と電話予約をまとめて管理
- POSレジ機能：会計処理も簡単・スピーディー
- メール配信機能：６種類のメール配信で、しっかり集客
製品のおすすめポイント
- 基本情報と業種情報を登録するだけで誰でも簡単にネット予約システムを導入
- 頼れる機能がたくさん標準装備しており、さまざまな業種にも対応できます
- 『eリザーブペイメント』なら経理業務を大幅に簡略化できます
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 充実の機能でTOPクラスの低コストを実現
- 顧客の見える化と万全なフォローでサポートします
- 直感的な仕様で管理者は満足、Webから予約できるので、お客様も満足
製品のおすすめポイント
- ご予約受付対応にかる手間を、軽減できます
- 営業時間外でもネットを経由して予約ができるので予約対象の稼働率向上に貢献できます
- パソコン・スマホからの予約をネットで受け付けることができます。
製品のおすすめポイント
- グルメサイト連携でウェブ予約をかんたんに
- ウェブ予約ページを作成して、HPやSNSから予約受付
- POSとつなげて一歩進んだおもてなしをお届けします
- 国内トップシェアの使いやすさにこだわりました
製品のおすすめポイント
- 高いセキュリティ性と24時間365日の監視体制
- 幅広いカスタマイズ性と独自のシステムカスタマイズ可能
- 安心の料金体系と予約の成立数に合わせた従量課金
製品のおすすめポイント
- 顧客はインターネットからいつでも予約が可能
- 自社設定、自社管理の完全セルフシステムでコストダウン
- 豊富なカスタマイズ性、ご利用シーンに合わせて設定を調整できます
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 簡単で高機能、デザインも美しい、予約フォーム付きの予約システム
- 高度なデザイン調整機能でオリジナルデザインの予約フォームに
- 複数名のスタッフでご予約情報を分担管理できます
製品のおすすめポイント
- スタッフと施術の紐づけ管理
- スタッフ・施設・機械 同時管理
- アンケート機能
- 最小5分単位の予約管理
- 予約受付時刻の指定
- 予約の複製
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 2つの予約枠タイプ、自由受付タイプと事前設定タイプがあります
- 約受付にかかる手間を軽減、はじめてでもカンタンに使えます
- フリープランもあり、低コストでしっかり管理できます
予約システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 予約システムの導入提案、運用サポートまで対応します
- 予約管理の課題解決のための機能を網羅しています
- クラウドセキュリティ認証を取得しております
製品のおすすめポイント
- 利用者とのタッチポイントが多く、オンライン予約がしやすい！
- 予約から決済、顧客管理まで一貫してサービスを受けられる
- 万全なサポート。セキュリティで運用中も安心！適切な運用のご提案も
予約管理システムを選ぶ5つのポイント
一口に予約管理システムと言ってもさまざまなシステムが世の中には存在します。せっかく導入するのであれば、自社にとって最適なものを選びたいですよね。そこで、予約管理システムを選定するときに確認すべきポイントについてまとめました。
予約管理システムを選ぶときのポイントは、以下の5つです。
- システムのタイプ
- 操作のしやすさ
- 決済機能の有無
- 業界での導入実績
- セキュリティの高さ
導入する前にしっかり確認し、後悔のない予約管理システムを選びましょう。
システムのタイプ
まず、システムタイプに着目しましょう。企業の業種やサービスの内容によって適切な予約タイプが異なります。主にタイプは以下の4つに分られます。
- 時間タイプ
- 日付タイプ
- 時間割タイプ
- イベントタイプ
それぞれどのような業種に適しているのか確認していきましょう。
時間タイプ
時間枠ごとに予約していくタイプです。施設や備品、スタッフを時間枠で予約できます。美容院やエステ、クリニックを始め、施設・備品の貸し出しにも活用でき、汎用性の高いタイプです。
日付タイプ
日にち単位で予約していくタイプです。同じ在庫や部屋が複数存在し、日にち単位で利用されるサービスに向いています。ホテルや旅館などの宿泊施設やキャンプ場、ツアー、レンタカーにおすすめのタイプです。
時間割タイプ
担当者や開始時間、定員数が異なる複数のサービスをコマ割りして予約できるシステムです。たとえば、同時に開催される複数のセミナーや担当者ごとに予約状況を一覧で確認できます。通年開催しているワークショップやセミナー、スクールなどにおすすめのタイプです。
イベントタイプ
カレンダー形式で予約しているタイプです。カレンダーで開催日が一目で把握しやすいように工夫されています。そのため、単発で行われるイベントやセミナー、パーティーなどで使われることが多いです。例えば、毎週火曜日と木曜日だけ、月初め5日間だけの開催などに使われます。
操作のしやすさ
操作のしやすさは重視すべきポイントです。直感的に操作できないと、せっかく予約をしようとした人が「操作がしにくい」「分かりにくい」と離脱してしまう原因になりかねません。顧客側から見て、画面が見やすいか、予約がしやすいか、企業のイメージに合っているかという部分に着目しましょう。
また、管理画面の操作性も重視しましょう。せっかく業務効率向上のために予約管理システムを導入しても、操作しづらいとなかなかスタッフに定着しません。スタッフが複数いる場合、直感的に操作できなければ説明の手間も増えてしまいます。できるだけトライアルのある予約管理システムでお試しをして、実際の操作性を確認することをおすすめします。
ただし、複数の機能を使いこなすには直感的な操作だけでは処理しきれないこともあるかもしれません。多機能な予約管理システムを求めるのであれば、マニュアルやガイド、サポートセンターの充実度を重視することも忘れないようにしましょう。
決済機能の有無
予約管理システムには、決済機能がついているものとついていないものがあります。おすすめは決済機能がついているシステムです。なぜなら、予約時に事前決済をしていれば自動精算ができ対面での手続きを削減できるからです。さらに、無断キャンセル予防にもつながります。できるだけ決済機能のある予約管理システムを選び、サービス提供当日の作業を削減しましょう。
業界での導入実績
自社が属する業界に導入実績があるかどうかを確認しましょう。予約管理システムにはそれぞれに異なる特徴があるため、自社の提供するサービス内容に合わせたシステムを選定しなければなりません。同業他社でよく使われている予約管理システムを採用したり、自分が実際に使ってみて使いやすいと感じたものを使うと良いでしょう。
また、システムをカスタマイズできることも重要です。同システムであれば同じ見え方をするものを選ぶのではなく、自社らしさをアピールできるレイアウトにしたり予約内容によって送れるメールを変えれたりすることで顧客満足度が向上します。業界での導入実績があると同時に、自社らしいカスタマイズができるものを選びましょう。
セキュリティの高さ
顧客の個人情報を扱う予約管理システムは、セキュリティの高さも重視すべきです。セキュリティが甘いと情報漏洩につながる可能性があり、企業としての信頼を失う原因になります。ハッキングの対象は、なにも大企業や行政組織だけではありません。セキュリティ対策が甘そうな個人や中小規模のサイトやシステムは狙われやすいため、注意が必要です。不正アクセスを自動ブロックする機能がついていたり、高頻度でソフトウェアのアップデートされたりするなど、セキュリティ性の高い予約管理システムを選定しましょう。
予約管理システムを利用する5つのシーン
予約管理システムをどのようなときに活用できるのか、もっと具体的にみていきましょう。ここでは予約管理システムを利用する5つのシーンについてご紹介します。
- 飲食店
- 美容室・エステサロン
- セミナー・イベント
- クリニック・歯医者
- 宿泊施設
もし、自社に当てはまるのであれば、積極的に予約管理システムを導入することをおすすめします。
飲食店
飲食店では、来店日時と来店人数を把握したうえで、店内の座席数に合わせた予約管理が欠かせません。店内の座席が20席だったとしても4人テーブル席が5つの店と、4人テーブルが2つ、2人テーブル3つ、カウンター6つの店では、予約受付時に考慮すべきことが異なります。
そこで、予約システムを導入すればテーブルレイアウトに沿って予約管理ができるようになります。空席状況もリアルタイムでわかるため、当日来店した顧客への案内もスムーズです。予約数に応じて仕入れ・仕込み、シフトの調整もできるようになります。記念日やアレルギーなどの情報をデータベース化すれば、次回の来店でも活きるため顧客満足度向上に繋げられます。
美容室・エステサロン
美容院やエステサロンでは、来店日時と施術コース、指名スタッフの情報を把握して予約を管理しなければなりません。予約管理システムを使えば、スタッフのシフトと施術内容ごとの時間を考慮したうえで空き状況を把握できるようになります。
もちろん、指名なしでの予約を受け付けられるよう設定することも可能です。施術の好みや施術中の会話などを記録しておくことで、次回来店時のプラン提案に困りません。
セミナー・イベント
セミナーやイベントにおいても、予約管理システムの需要は高まっています。とくに大勢の方が参加する場合、受付の混雑を緩和することが可能です。受付時の参加費の支払いや情報記入などの作業がなくなるため、定刻通りにスタートしやすくなります。事前に参加者の情報を収集するチャンスがあるため、参加者の傾向や質問内容に合わせてセミナーやイベントを進められます。
また、集客状況が分かることも魅力的です。100人規模のイベントを開催したいのに1週間前に半分も集まっていなければ、あの手この手で集客するよう施策を実行できます。逆に想定より多く人が集まりそうな場合は会場を変更して柔軟に対応することも可能です。メールアドレスを予約時に登録してもらっているからこそできる対応です。
クリニック・歯医者
クリニックや歯医者、健康診断などの医療系の予約では、来院時間の指定あるいは来院の順番取りが可能です。患者は混雑状況や来院の目安時間が把握できるため、待合室で過ごす必要がなくなります。クリニック側も待合室の混雑を防げるため、感染症が広がるリスクを緩和できます。
また、通常の診察ではなく、健康診断に利用することも可能です。受けられる日時をシステムに載せることで、イベントのように管理できます。来院後には次回の来院目安時期をお知らせすることで、かかりつけ医として信頼関係を築けます。
宿泊施設
ホテルや旅館、グランピング施設などの宿泊施設では、宿泊日時や宿泊人数だけでなく、さまざまな希望を把握しなければなりません。たとえば、禁煙・喫煙、朝食や夕食のあり・なし、アメニティの希望、チェックイン時間などが挙げられます。電話での予約では聞き漏れや聞き間違いが発生しやすいですが、予約者本人が入力するため間違いを防ぐことが可能です。
また、宿泊人数やグレード、禁煙・喫煙によって部屋のタイプごとに管理をしなければならず、管理方法が煩雑になりやすいです。しかし、部屋タイプに合わせて予約状況を管理できるため、電話や直接の予約でも対応がしやすくなりダブルブッキングも防げます。事前決済をしていれば、無断キャンセルに怯える必要もなくなります。
予約管理システムを導入するときの注意点
予約管理システムを導入すれば良いことづくしのように思いますが、注意点もあるため知っておくべきです。予約管理システムを導入するときの注意点は2つあります。
- 顧客による予約ミスの恐れがある
- 電話や来店での予約も並行して活用しなければならない
しっかり確認し、導入後の対策を考えておきましょう。
顧客による予約ミスの恐れがある
顧客による予約ミスの恐れがあることを忘れずに活用しましょう。人によっては悪意なく、日付や時間を間違えて枠を抑えてしまう場合があります。このようなときに企業側が損をしないよう対策を立てておくべきです。たとえば、「無料キャンセルは100%キャンセル料がかかる」「予約変更は3回まで」などキャンセルポリシーを規定して対策できます。
また、予約確定メールやリマインドメールは必ず送るよう徹底すべきです。顧客が予約ミスをしないような仕組みづくりをしましょう。
電話や来店での予約も並行して活用しなければならない
予約管理システムを導入すれば一切の予約業務から手が離れるわけではありません。電話や来店での予約も並行しなければならないため、注意しましょう。たとえば、来店時に次回の予約を取っておきたいと希望する人は少なくありません。
また、高齢者にとってオンライン予約は使いづらく、電話の方が馴染みがある場合もあるでしょう。そのため、対面や電話で予約を取りたいと言われた場合でも、素早く予約状況を把握できるシステムを採用しなければなりません。一目で予約状況が確認でき、予約の操作がしやすい管理画面の予約管理システムを選ぶことをおすすめします。
集客と業務効率に予約管理システムは必要
予約管理システムを導入すると予約受付と管理を1つのシステムで完結できます。業務効率向上やダブルブッキング防止はもちろん、集客アップや顧客満足度向上にも貢献できることが魅力的です。操作のしやすさやセキュリティの高さなどをしっかり確認し、自社に合う予約管理システムを導入しましょう。