営業活動を管理や分析できるツールを調べていると「CRM」「SFA」という用語をよく目にしたのではないでしょうか。ただ、目にする機会が多くても、具体的な活用まで説明できる方は少ないと思います。これらはどちらも「営業活動をサポートする」という点は同じですが、役割が異なります。役割が異なれば、機能も異なりますので、それぞれの違いを知らずに導入すると、期待通りの効果を得られない恐れがあります。
そこで今回は、CRMとSFAそれぞれの意味や役割、機能の違いをご紹介します。自社にどちらのツールを導入するか判断する際の参考にしてください。
CRMとは
CRMとは「Customer Relationship Management」を略した名称です。日本語に訳すと「顧客関係管理」となります。そもそもCRMという考え方が登場したのは、人々の暮らしが豊かになり、消費者ニーズが多様化しはじめた1990年代です。この頃になると、従来の「全ての消費者に同じ手法」でアプローチしても、効果が出にくくなりました。
そのような背景から、顧客情報を管理し、顧客の視点に立って、顧客のほしいものを提供する必要が出てきて確立された考え方が「CRM」です。
以下でCRMの具体的な意味、役割を順に解説していきます。
CRMの意味
CRMの意味は日本語訳と同じで「顧客との関係性を管理する」ことを指します。具体的には、顧客情報や顧客の購入情報などを管理し、活用することで顧客一人ひとりに適切な対応を行って良好な関係性を構築するためのマネジメント手法です。
例えば、自社で扱う商品がA,B,Cの3つであり、顧客がそれぞれX,Y,Zの3社であるとします。このとき、顧客全員に等しく商品Aを営業するのであれば、顧客との関係性を管理できているとはいえません。
そうではなく、「顧客Xは商品Aを購入しているが、最近問い合わせで機能に不満を持っていることがわかった。その不満は商品Bに置き換えることで解消されるため、顧客Xには商品Bを提案しよう。顧客Yは商品Cをずいぶん前に購入したきりで、その後は何も購入していない。そろそろ商品Cの交換タイミングなので、再度商品Cを提案してみよう。」このように顧客のニーズや購入している商品、今感じている不満を理解し、それぞれにあった商品を提案することが顧客との関係性を管理しているといえます。
ただ、現代における「CRM」はより限定的な意味である「顧客管理のためのITシステム・営業支援ツール」として使われるケースが多いです。
したがって、CRMの意味をまとめると「顧客情報を集約・整理し、分析することで、顧客一人ひとりに最適なタイミングで最適なサービスを提供し、顧客との良好な関係を構築していくための営業支援ツール」といえるでしょう。
CRMの役割
CRMの役割は「顧客との良好な関係性を構築して売上・利益を最大化すること」です。そのために、営業活動をとおして獲得した顧客の取引履歴や要望・クレームなどの問い合わせ履歴を集約して管理・分析します。これらの情報を分析することで、同様の取引履歴やクレーム対応履歴から、顧客を満足させられる解決策を導き出せます。
そして、適切なタイミングで適切なサービスのアップセル・クロスセルの提案をすることで、顧客との良好な関係を築きながら、売上・利益を最大化させられます。このように、CRMの役割は原則「受注以降の顧客管理」を担います。
なお、CRMには顧客情報が集約されていますので、既存顧客の情報から優良顧客になりやすい顧客層を特定し、その層に絞ったアプローチをするといったマーケティングにも活用される点があることも知っておきましょう。
SFAとは
SFAとは「Sales Force Automation」を略した名称です。直訳すると「営業力の自動化」ですが、「営業支援システム」と訳される場合が多いです。もともとSFAは1990年代には存在したシステムでした。
しかし、当時の日本企業は営業部が「会社の売上を支える存在」として、強い権力を持っていて、組織のなかでも独立している傾向がありました。営業は各担当者が培ってきた経験や勘で行われることが基本で、「標準化する」「効率化する」という考えはあまり受け入れられなかった結果、SFAが普及することはありませんでした。そのような状況ではありましたが、バブル崩壊やリーマンショック、少子高齢化による労働人口の減少により、日本でも「効率化が必要だ」と考える企業が増えた結果、SFAの導入を検討する企業が増えてきています。
以下でSFAの具体的な意味、役割を順に解説していきます。
SFAの意味
SFAの意味は「営業活動支援ツール」です。具体的には、営業担当者が商談を開始してから受注するまでの営業プロセスを管理し、データとして蓄積・分析できるツールを意味します。案件情報や商談情報、見込み客の反応とその対応などを細かく入力するので、属人化しやすい営業ノウハウを蓄積でき、会社として営業活動の効率を上げられます。
例えば、営業成績が優秀なAさんがSFAに案件情報・商談情報を入力します。そこにはAさんが見込み顧客と話した内容や提案の持っていき方、提案資料など営業活動に関するあらゆる情報が蓄積されています。この情報があるので、たとえ配属されたばかりの人であっても、Aさんの営業手法を参考にでき、効率的な営業アプローチが可能になります。そのため、組織として営業力の強化につながるのです。
したがって、SFAの意味をまとめると「営業担当者それぞれが持つ顧客情報や営業アプローチをデータベース化して分析することで、営業担当者によらず適切なアプローチができるようになり、属人的であった営業ノウハウが共有されて、組織としての営業力が高まるツール」といえるでしょう。
SFAの役割
SFAの役割は「営業の生産性・効率を向上させて売上を増加させること」です。そのために、営業プロセスや商談の進捗状況、受注確度などを入力して管理します。これらの情報を入力することで、これまでブラックボックスとなっていた営業活動を見える化することができ、リアルタイムで顧客情報や進捗情報を社内に共有できます。管理職としては、営業活動の詳細を把握しやすくなるので、売上予測や課題管理、営業担当者へのフィードバックなどに活用でき、営業活動の生産性・効率向上につなげられるのです。
また、営業プロセスを入力するということは、失敗事例も蓄積されることになります。この蓄積された失敗事例を分析することで現状の営業活動の問題点を把握でき、解決するための対策が取れるため、会社として営業力の強化も実現できます。
このように、SFAの役割は原則「商談から受注までの顧客管理」を担います。そして、SFAを導入する際には「営業活動の管理」が目的にならないように注意してください。目的がすり替わってしまうと、営業の生産性・効率を向上させるどころか、営業担当者の負担を増やすことになってしまいます。
CRMとSFAの違いとは
CRMとSFAはどちらも「顧客情報を管理する」という点では共通ですが、前述したようにそれぞれ担う役割が異なるため、搭載されている機能も異なります。本章では機能に着目して、それぞれの違いを説明します。
機能の違い
機能の大きな違いは受注「後」の領域を担うのか、受注「前」の領域を担うのかです。営業プロセスにおいて、CRMは受注後からカスタマーサポートの領域を担い、SFAは商談から受注するまでの領域を担います。CRM、SFAそれぞれに搭載されている機能について次で解説します。
CRMの機能
CRMの基本機能は以下の3つに大きく分けられます。
- 顧客情報管理
- 顧客分析
- カスタマーサポート
顧客情報管理では、顧客の氏名や住所、年齢、性別などの基本情報やこれまでの問い合わせ履歴、最初に購入した商品、そのほかの購入履歴など、その顧客に関するあらゆる情報を管理し、組織内で共有します。
次に、顧客分析とは集積した顧客情報をもとに売上貢献度の高い顧客を把握したり、顧客をセグメンテーションして提案する商品を決めたり、今後の購買予測を立てたりする機能です。顧客分析によって顧客一人ひとりに最適なタイミングで、最適な提案が可能となり、押し売りとは捉えられず、良好な関係性を構築するのに役立ちます。
最後はカスタマーサポートです。受注後のお問い合わせ情報を顧客情報と紐づけて、データとして管理し、顧客のアフターサポートに活用します。
また、電話システムと連携することで、問い合わせがあると瞬時にパソコン上へ顧客情報を表示させることも可能です。過去の問い合わせ履歴もすぐに確認できるので、顧客を長く待たせることなく、どのような顧客かを把握し対応できるので、満足度の高いカスタマーサポートを提供できます。
このように、1度受注したあとで顧客との関係性を構築していくために必要な機能が搭載されているシステムがCRMです。
SFAの機能
SFAの機能は以下の3つに大きく分けられます。
- 案件管理
- 商談管理
- 売上管理
案件管理では、営業先企業や営業担当者、提案内容、進捗状況、受注確度、見積り、売上金額など、営業案件に関する情報を管理します。案件管理によって管理職の人は会社として全体の進捗状況を把握できるので、対応漏れやミスなどを早期に発見し、適切な対応を取れるメリットがあります。
また、案件ごとに受注確度を入力するので、確度の低い見込み客に対して必要以上の労力をかけてしまうことを防ぎ、人材リソースを有効活用し、生産性向上にもつなげられます。
反対に、受注確度の高い見込み客に注力するよう指示をしたり、過去の案件記録から最適なアプローチを導き出したりして、効率的に見込み客から顧客へと引き上げることが可能です。
商談管理では、過去の商談履歴や商談相手、進捗状況など、主に顧客とのやり取りを管理します。SFAシステムとしては、1つの案件情報に対して、複数の商談情報が紐づく形になっているケースが多いです。見込み客がその商談時点でどのようなニーズや課題を持ち、営業担当者からの提案に対する反応はどうだったかを記録することで、それをみた営業マネージャーは、他の商談情報も参考に、次回のアクションをアドバイスするといった、受注に向けたフォローが可能です。
優秀な営業担当者の提案の仕方や提案書の書き方、クロージングのタイミングなども共有されるので、組織全体の営業力強化を期待できます。担当を引き継ぐ場合にも、必要な情報が共有されているので、スムーズに引き継ぎができ、繰り返し同じことを確認するような手間を見込み客にかけさせません。
売上管理は、案件ごとに受注額、商談中の場合は見込み受注金額を入力し、リアルタイムでの売上実績や売上予測の管理を実現します。売上データは案件ごとに積み上げられるので、予測の精度が高く、営業方針の改善に役立てられます。
そのほか、担当者単位や商材単位、エリア単位、顧客セグメント単位など、さまざまな切り口で売上を分析でき、営業担当者の評価や案件の優先度の決定、リソースの割り振り検討などに活用されます。目標達成状況も瞬時にわかるので、営業会議の資料作成にも効果的です。
このように、商談が発生してから受注するまでに営業担当者が必要とする機能が搭載されているシステムがSFAです。
CRMとSFAのどちらを導入するべきか
ここまでCRMとSFAそれぞれの意味、役割、機能の違いについて説明してきました。結局、自社に導入するべきツールはCRMとSFAのどちらなのか、迷ってしまうかもしれません。どちらも「顧客を管理」し、「売上を伸ばす」ツールですが、考え方や手法が異なります。
そのため、大切なことはツールを導入する目的を明確にすることです。「既存顧客からの売上を伸ばしたい」場合にはCRMを、「受注件数を増やして売上を伸ばしたい」場合にはSFAを導入することをおすすめします。
もう少し詳しく、CRMの導入が向いているケースとSFAの導入が向いているケースについて説明します。
CRMの導入が向いているケース
具体的に、以下のような課題がある場合にはCRMの導入が向いています。
- 既存顧客のニーズが細分化されている
- 優良顧客が流出している
- 顧客情報が分散している
- 次に顧客へおすすめする商品がわからない
- 顧客に商品を提案するタイミングがわからない
新規顧客を獲得するためにかかるコストは、既存顧客を維持するためにかかるコストの5倍といわれています。
また、顧客離れを5%改善すれば、利益率は25%改善されるともいわれています。既存顧客と良好な関係を構築することは、中長期的にビジネスを成長させるうえで欠かせません。さらに顧客のニーズが細分化し、インターネットの普及によって様々な商品を簡単に比較できるようになったことから、顧客理解は今まで以上に重要です。
CRMを導入するメリット
CRMを導入することで得られるメリットを整理すると下記のとおりです。
- 顧客情報を一元管理できる
- 既存顧客を優良顧客へと育成できる
- 顧客のニーズを把握しやすくなる
各自で管理していたり、様々な場所に分散していたりする顧客情報を一元管理できます。そのため、顧客のほしい情報がCRMを利用するだけですぐに得られ、自分の思い通りの切り口で分析もできる点もメリットです。これまでの顧客に対する施策やその反応も全て把握できるので、新しい販売施策を検討する際の情報取集を効率化できます。
また、顧客情報を分析して顧客に適切なアプローチを続ければ、商品のリピートや新商品の購入など、顧客単価を上げることにつなげられます。顧客のニーズに合わせて提案ができるのでメルマガやDMなどを活用して良好な関係を構築でき、優良顧客への育成が可能です。
SFAの導入が向いているケース
具体的に、以下のような課題がある場合にはSFAの導入が向いています。
- 営業活動を効率化したい
- 属人的な営業手法から脱却したい
- 自社の営業活動を正しく把握したい
- 営業担当者をコア業務に集中させたい
営業担当者は営業活動以外に、スケジュール管理や各種書類作成、見積作成などのノンコア業務に費やす時間も多いです。これらのノンコア業務はSFAを導入することで削減でき、顧客先への訪問準備や商談などのコア業務に集中できるようになります。
また、SFAでは営業活動を逐一入力するため、属人的になりがちだった提案内容や提案タイミングなどの営業ノウハウを共有でき、組織的な営業力強化につなげられます。限られたリソースのなかで、確度の高い見込み客に集中してアプローチできるので、新規受注を効率的に伸ばせるでしょう。
SFAを導入するメリット
SFAを導入することで得られるメリットを整理すると下記のとおりです。
- 営業活動を見える化できる
- 営業活動を標準化できる
- 営業活動を効率化できる
商談管理機能によって、営業担当者は商談内容を都度入力します。案件の進捗状況も把握できるので、集められた情報から注力案件を変更したり、チーム編成を変えたりして、状況にあわせた的確な指示出しが可能になります。
また、対応漏れの案件もすぐに見つけ出せるので、クレームや取りこぼしの削減にもなるメリットがあります。さらに、SFAには営業担当者がどのような提案を顧客にしたか、どのようなタイミングでクロージングしたかなど、営業に関するナレッジが蓄積されていきます。蓄積された成功事例・失敗事例から、自社にあった最適な営業手法を見つけ出し、社内に共有することが可能です。属人的になりやすい営業活動を標準化でき、営業部全体の成績向上につなげられます。
SFAはスマホやタブレットからでも使えることがほとんどですので、日報・週報を会社に戻らず出先で作成することもできます。営業で必要な書類もワークフローを活用して自動で作成・送信ができるなど、営業担当者にとっても役立つ機能が豊富に搭載されています。
CRMとSFAのデメリット
ここまで説明してきたように、CRMとSFAにはそれぞれ役割は異なるものの「顧客情報を管理し、担当者の業務効率を高めて、売上を向上させる」というメリットがあります。その一方で、デメリットを把握しておくこともシステムを導入するうえで大切です。
CRM・SFAには下記のようなデメリットがあります。
- 導入後の効果測定が難しい
- ツールの操作性が悪く定着しない
- 入力された情報に漏れがあり分析・予測の精度が低い
CRM・SFAの導入後に新規受注、もしくは既存顧客からの売上が増えたとしても、それがCRM・SFAを導入した効果と言い切れない場合があります。システム導入前の営業活動や、システムとは関係ない理由で売上が上がった可能性もあるためです。「システム導入に起因する売上増加」を明確にできる指標を持っておく必要があります。
また、CRM・SFAは使いこなすと精度の高い予測ができたり、顧客へ適切なアプローチを取れたりしますが、操作性が悪く、うまく活用されない恐れがあります。操作性が悪ければ、社内に利用が定着しません。そうなれば情報の入力漏れも増えて、分析・予測の精度が下がり、CRM・SFAが全く活かされないことにもなりえます。
これらのデメリットを踏まえ、実際に情報を入力する現場担当者にとっての使い勝手の良さも、システムを選定するうえで重要な要素となることを覚えていてください。
CRMとSFAを統合した製品も登場している
新規顧客からの売上と既存顧客からの売上はどちらか一方だけがあればよい、ということはないように、CRMとSFAもどちら一方だけを導入すれば全てがうまくいくというわけではありません。ここまでCRMとSFAを分けて解説してきましたが、最終的にはCRMとSFAどちらの機能も必要となる企業がほとんどでしょう。
そのため、最近はMicrosoftが提供するDynamics365のように、CRMとSFAを統合した製品も登場しています。とはいえ、いきなり両方のシステムを導入するとなれば、担当者の負担が大きいです。システムを導入したものの活用できず、使わなくなってしまう恐れもあります。
したがって、自社の課題にあわせて順々に導入していくほうがよいでしょう。あらかじめどちらのシステムも導入することが決まっていれば、CRMかSFAどちらか一方の機能だけを利用して、時期をみてもう一方の機能を利用できるように拡張するという選択肢もあります。あくまでビジネスを成長させることが目的であり、システムの導入それ自体が目的とならないように注意しましょう。
おすすめのCRM30選
製品のおすすめポイント
- CRM活動の全ての基盤となる顧客データベース
- 使いやすさを徹底的に考えた操作画面デザイン
- 個人情報を安心して扱える堅牢なセキュリティ
- 顧客の「なぜ」や「何を」といった理由や動機を理解する
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- 営業支援ツールの組み合わせより低コストを実現可能
- 顧客画面を1画面に集約し、営業活動を支援
- 高い拡張性と盤石なセキュリティにより安心して利用できる
製品のおすすめポイント
- 正確な活動状況を可視化し、営業活動を俯瞰して把握できる
- 報告書を共有し、コミュニケーションを活発化
- 写真とスポットを関連付けて管理し、情報を整理
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- 追客業務の手間を劇的に削減、顧客情報・追客状態がひと目で分かります
- 感度の低い顧客層を来店・内見につながります
- データを分析することで利益を最大化させます
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- 顧客から企業へのコミュニケーションツールを集約
- コミュニケーション活性化で顧客のニーズ把握・課題解決へ
- データ分析を活かし最適な顧客アクションを提案
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- 既存顧客のコミニティサイトをノーコード構築
- 2 顧客のコンテンツ・イベント・キャンペーンの一元管理
- 顧客分析によるサービス解約防止や満足度向上の要因を可視化
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- MA / CDPを提供している会社だからこそできる高い「機能性」
- LINEテクノロジーパートナーとして柔軟な「カスタマイズ開発」が可能
- LINEマーケティングの豊富な支援実績とデータ・ DXに強い「サポート体制」
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- CRMの基盤であるデータベース作成が手軽に構築できる
- 多様なWeb登録フォーム作成も思いのまま
- Webアンケート/キャンペーンフォーム作成
- 「重要な伝達事項を確実に伝えたい!」そんなシーンで活躍するのがSMS
- 外部システム連携した高度なOne to Oneメールマーケティング
製品のおすすめポイント
- 顧客データベースを集約して活用できる統合型CRMソリューション
- 低価格で小規模システムを、従量課金型サービスでご提供
- かゆいところに手が届く「ちょうどいい」ツールです
製品のおすすめポイント
- 機能とプランのバランスが抜群、低価格で多機能
- 組織定着にはまず使われることが大前提。親しみやすいシンプルな画面
- 運用開始が短期間で可能、平均1ヶ月で運用開始できます
製品のおすすめポイント
- インサイドセールスなど新規見込顧客の獲得に特化
- アウトバンドセールスの電話営業支援に最適
- 充実したオプション機能のカスタマイズが可能
製品のおすすめポイント
- Webチャット機能による柔軟な顧客サポート
- 顧客管理を効率化させるCRMマーケティング
- ビジネスチャット機能により顧客の声を社内で共有
製品のおすすめポイント
- 顧客の声を集約し一元的に管理
- アラート機能により自動で商品・サービスの異常を見える化
- 直感的に使いやすく自由にカスタマイズ可能な画面
製品のおすすめポイント
- 顧客一人ひとりに最適化したメッセージを自動的に配信
- 顧客中心のデータ基盤を構築しリピート率UPを実現
- 万全のサポート体制
製品のおすすめポイント
- セルフカスタマイズ機能により自分好みの画面に設定可能
- アラート機能により顧客対応の漏れを防ぐことが可能
- 問い合わせにスムーズに回答する為の回答支援機能を搭載
製品のおすすめポイント
- データ連携の簡易化による生産性・業務効率の向上
- カスタマーカルテ機能により顧客の状況を一元的に管理
- 組織の成熟度に合わせた利用者への豊富な支援体制
製品のおすすめポイント
- MOT名刺機能による顧客情報の共有化が可能
- 営業支援機能によりリアルタイムで商談状況の確認が可能
- オプションで勤怠管理も可能
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- 顧客情報を中心とし、全サービス情報の可視化へ
- ライセンス費用不要でシステムの低コスト低負担を実現
- 環境依存なし!拡張性と規模拡大で各システムと連携可能
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- 全機能共通のプラットフォームで顧客情報を一元管理
- 顧客ポータルサービスによるきめ細やかな対応
- 顧客の課題やニーズに合わせたサービスで顧客満足度の向上
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- 充実したサポートで導入〜定着まで安心フォロー
製品のおすすめポイント
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- 簡単な設定で、使いやすいようにカスタマイズが可能
- 豊富な機能で低コスト、オールインワンで課題解決
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- ウェブサイト上のコンバージョンを促すことが可能に
- お問い合わせフォームや資料ダウンロードフォームを簡単に作成
- 特定のセグメントへリターゲティング広告も可能、コンテンツの最適化も
製品のおすすめポイント
- 顧客データをCRMに登録し顧客情報管理を効率化
- SFAツールは、営業担当者の活動を支援し営業効果を向上します
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製品のおすすめポイント
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製品のおすすめポイント
- 会話をWebサイトで獲得できる成果につながります
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- 最も見込みのある商談チャンスを逃しません
- Zendesk以外の営業支援ツールとの連携もスムーズです
- データに基づきドリブンな意思決定ができます
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製品のおすすめポイント
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製品のおすすめポイント
- 状況に応じた方法で顧客登録、スピーディにアプローチ
- 内勤スタッフともリアルタイムで情報共有
- スマートデバイス利用で、PDCAサイクルのさらなる高速化を実現
製品のおすすめポイント
- アウトバウンドセールスのよくあるお悩みの解決します
- 管理職のよくあるお悩みを解決します
- インサイドセールスのよくあるお悩みを解決します
製品のおすすめポイント
- 表計算ソフトを使わずデータを集計・表示してストレスフリーな案件管理
- 営業実績の把握を一瞬で、将来の着地予測も正確に
- 営業プロセスだけでなく、受注後の納品プロセスもまとめて管理
製品のおすすめポイント
- マップ上で簡単に訪問計画や活動報告ができる地図機能
- 見やすさ、マネジメントのしやすさが特長の案件管理
- 複数商材を取り扱う営業スタイルでも細やかな管理が可能
目的を明確にして、CRMとSFAを活用しましょう
CRMは顧客との関係維持に、SFAは営業プロセスの効率化にと、それぞれ活用できれば大きなメリットを得られます。ただし、どちらも導入するだけではメリットを得られず、宝の持ち腐れとなってしまいます。効果的に活用するには目的を明確にし、目的にあったシステムを導入することが必須です。この記事で解説したCRMとSFAの違いを参考に、自社にあったツールを選ぶようにしてください。
また、CRM、SFAどちらのシステムも多くリリースされているので、導入するシステムを決めたあとは、そのなかで機能性や使い勝手を比較することをおすすめします。