会社の適切な事業運営にあたっては、社内における経費計算が必要不可欠です。経費精算に関連する業務としては、経理担当が主たる担当部署となります。各部署の担当者が仕事を遂行するうえで必要となった交通費・接待費・宿泊費などさまざまな経費を適切に処理する必要があるのです。
しかし、経費精算に関する業務は経理担当者の業務負担として重くのしかかります。例えば、交通費などの精算は担当者が所持している定期区間と重複しているのであれば経費精算対象外となるため、それらの精査を適宜行わなければならないのです。それらの精査に必要となる作業量は膨大であり、経理担当者の業務逼迫へとつながるのです。それだけではありませんが、経費精算に関連する業務が会社に大きく影響を及ぼしているのは間違いありません。それら課題解決の一助となるのが、経費精算システムなのです。
経費精算システムを会社へと導入することで、パソコン・スマホ・タブレットなどの各種電子媒体を使用して事務手続きを進めることができます。例えば、経費精算をする際に必要となる領収書申請・集計・承認までの事務手続きフローをWeb上で一貫して処理することが可能となるのが経費精算システムなのです。そのため、経費精算の事務手続きを行うためにこれまでは会社への出社を余儀なくされていましたが、経費精算システムを導入することでテレワーク対応が可能となることから柔軟なワークスタイルに対応することができるのです。
一方、非常に便利な経費精算システムではありますが、システムの種類は膨大となっています。各メーカーが提供している経費精算システムでは、各々に特徴があり機能や料金などもさまざまです。さまざまなメーカーが提供している経費精算システムの中から、自社の就業形態や業種形態にマッチした経費精算システムを選択するためには、選ぶポイントや注意点を把握しておかなければなりません。
本記事では、経費精算システムの概要やメリット、選ぶポイントについて解説します。
経費精算システムとは
各担当部署の担当者が仕事を遂行するうえで必要となった諸経費を、担当者が立替え払いしている状況は珍しくありません。それらの経費は担当者がプライベートで使用したものではなく、会社の利益向上に貢献するために必要であった経費であることから、会社は責任を持って支払わなければなりません。経費精算とは、それら担当者が立替え払いをした経費を会社が精算する業務のことです。
なお、経費精算の種類はさまざまです。一般的には、会社外で仕事をするうえで移動に伴って発生した交通費や出張費・取引先との会食で使用した接待費・文房具や各種材料など業務上で必要な物品の購入費などが挙げられます。各担当者は、使用した経費が会社の利益に繋がっていることを証明する義務がありますが、使用した金額がいくらであったのかを証明するため領収書などの根拠資料を添付のうえ申告書を提出しなければなりません。経費精算を適切に行うための申告書には、立替え払いを行った日付・金額・目的などを記載しなければならないのです。
経理担当者は、各部署の担当者が提出した申告書の内容を精査します。申告書に記載されている金額などに間違いがないかどうかの精査はもちろんであり、経費の使途が会社にとって有益なものであり妥当性が確保されているのかどうかも含めて精査しなければなりません。申告書の精査を終えて、特に問題が無いようであれば担当者が立替え払いをした経費を払い戻す処理を実施します。
経費精算システムでは、経費精算に関する申告書の申請・集計・承認までの事務手続きフローをWeb上で事務処理が可能となるシステムなのです。従来のように、パッケージタイプとしてパソコンなどの端末にインストールして使用するものではなく、最近の経費精算システムではクラウドタイプのものが一般化しています。そのため、インターネット環境が構築されている環境下において使用することができますので、経費精算の事務手続きを行う場所が会社内だけなどに限定されないことが特徴です。
利用環境が限定的でないため、例えば外出先からスマホなどの電子媒体を使用して領収書を撮影し、インターネットを通じて経費精算システムへとアップロードすることで、システム内に自動入力されて集計まで行える経費精算システムもあるのです。これまでは、紙ベースの資料を使用した申告書が一般的でしたので、事務手続きについても紙決裁を行うなど、事務手続き手法は非常にアナログなものでした。
しかし、経費精算システムを導入することでその環境は一変します。従来では領収書を集計したあとに、紙ベースの資料やエクセルを活用して申告書を作成して申請していたものを起案して決裁していました。それらの事務手続きフローが全て経費精算システムで行うことができるため、デジタル化への移行を進めることができるのです。
それだけではなく、昨今では交通系IC系カードが普及していますが、それらのカードを経費精算システムに読み込ませることによって使用履歴などを活用して経費精算に反映させることができるシステムもあるのです。上述したような機能を活用することで、会社内における業務効率の改善にも寄与すると言えるでしょう。経費精算システムとは、経費精算に関連する一連の事務手続きを効率化およびペーパーレス化することができるシステムなのです。
経費精算システムの導入する背景とは
2019年末、中国においてと推測されている新たに発生した新型コロナウイルス感染症の影響が日本国内においても爆発的な感染拡大を及ぼし、私たちの生活に多大なる影響を与えたことは記憶に新しいところです。それに伴い、これまでは会社に出社して仕事を行うワークスタイルが当たり前であった常識が覆されてしまいました。日本政府として、新型コロナウイルス感染拡大防止および柔軟な働き方を推進することを目的としてテレワークの推奨を始めたのです。
厚生労働省は、労働者が情報通信技術を利用して行う事業場外勤務（以下「テレワーク」という。）には、オフィスでの勤務に比べて、働く時間や場所を柔軟に活用することが可能であり、通勤時間の短縮及びこれに伴う心身の負担の軽減、仕事に集中できる環境での業務の実施による業務効率化につながり、それに伴う時間外労働の削減、育児や介護と仕事の両立の一助となる等、労働者にとって仕事と生活の調和を図ることが可能となるといったメリットがあるとしています。
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用した時間と場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。働く方の性別や年齢、居住する場所などにかかわらず様々な方の多様な生活スタイルに応じた働き方を可能とするため、介護や育児で自宅から勤務先へと赴くことが困難な状況にある方にとっては、非常に働きやすい手法であると言えるでしょう。テレワーカー人口は、平成28年度は7.7%に対して令和元年度は9.8%と約1.27倍の増加率を示しています。
また、導入企業の割合は平成24年度が11.5%に対して令和元年度が20.2%と約1.75倍の増加率を示しています。企業規模については、資本金1,000万円未満の会社では6.2%、50億円以上の会社では64.3%と大企業の方が導入率が高いことが判明しています。このように、テレワークの普及は定数的にも示されていると言えるでしょう。それらを背景として、会社を運営するうえで必要不可欠である業務の内の1つとして挙げられる経費精算業務についても、自宅や外出先から事務手続きが行える環境を構築するように企業が対応を求められて来たのです。
また、経費精算に関連する業務とは申告書を作成する各部署の担当者だけに負担を強いるものではありません。申告書の決裁を進めるためには、決裁ルートに設定されている上司など担当部署の承認者へも負担を強いているのです。そのため、経費精算に関連する申請作業および承認作業を行うための時間が非常に長くかかるため本来業務に支障がでていたことは否めなかったのです。テレワークを含めた柔軟な働き方への対応を求められた結果、必然的に経費精算業務の効率化が必要となったことから経費精算システムの導入が積極的に進められているのです。
企業が経費精算システムを導入するメリット
これまでアナログ対応していた経費精算に関連する業務を、経費精算システムを導入することによってデジタル化することでさまざまなメリットがあります。企業側にとっては、日本政府が推奨しているテレワークの推進を進めることができることや業務の効率化などが期待できるでしょう。
一方、申告書作成などを行う申請者や決裁を行う承認者側にもさまざまなメリットが想定できます。ここからは、企業側・申請側・承認側の各々についてメリットを解説します。
- 企業側のメリット
- 申請側のメリット
- 承認側のメリット
企業側のメリット
企業側のメリットとしては、テレワークの推進・業務効率化・優秀な人材の確保・経費削減・非常時の体制確保などが挙げられます。ここからは、各項目ごとに詳しく解説します。
- テレワークの推進を行える
- 業務効率化ができる
- 優秀な人材の確保
- 経費削減
- 非常時の体制
テレワークの推進を行える
これまでは、紙ベースの資料を主として行っていた経費精算に関連する業務ですが、経費精算システムを導入することで、デジタル化に切り替えることができます。デジタル化に切り替えることで、これまでは会社内でしか行えなかった経費精算に関連する事務手続きが自宅や会社外において実施することが可能となります。自宅や会社外で経費精算に関連する事務手続きを行えるのであれば、事務作業のために出社する必要がなくなります。出社する必要がなくなることで、テレワークの推進を一気に進めることができるでしょう。
一方、日本政府がテレワークの推進を推奨していることは上述したとおりです。昨今では、共働きの家庭や親の介護で行動に制限がある方など、担当者個人においてさまざまな事情を抱えている現状があります。さまざまな問題に柔軟に対応するためには、企業側が柔軟な働き方を受け入れる体制を構築しておく必要があるのです。柔軟な働き方を受け入れるための手法として、テレワークは非常に有効的な手段であると言えるでしょう。
そのため、企業側にとってテレワークの推進とは非常に大きなメリットであると言えるのです。
業務効率化ができる
従来では、経費精算に関連する事務手続きを行うためには入金作業および会計ソフトへの入力作業が必要不可欠でした。
しかし、従来では人の手によって作業をしていたフェーズを経費精算システムを導入することで、入金作業に至るまでオートマチックにすることができます。経費精算システムの種類に左右される部分もありますが、それらの機能を搭載している経費精算システムもたくさんあることは事実です。経費精算に関連する事務手続きをある程度の領域までオートマチックとすることで、非常に高い業務効率化が期待できるでしょう。
優秀な人材の確保
テレワークを実施している企業とは、求職者から見ても非常に好印象を持たれることでしょう。高齢者社会において親の介護などで働き方を制限されている人や、子供が小さいことから自宅で面倒をみないといけない人など、テレワークに魅力を感じる人は増加傾向にあるといえるでしょう。
また、通勤する必要がないことから満員電車で出勤する必要もなく、通勤に伴うストレスを感じずに仕事をすることができます。時間を有効活用できるということはワークライフバランスが取れるとも言えるのです。このように、多様性を持った働き方が可能となることから、今まで脚光を浴びることがなかった優秀な人材にスポットを充てることができますので、人材確保に繋がると言えるでしょう。
経費削減
従来の経費精算に関連する事務手続きは、紙ベースの資料を使用したアナログ的なものでした。そのため、申告書や領収書などの各種資料も紙ベースであったことから、それらの資料をファイリングするなどして適切に保存しなければならなかったのです。
しかし、経費精算システムを導入することで申告書などの各種資料は電子データへと置き換わることとなります。デジタル化が進むことにより、各種資料の保存も紙ベースの資料からデータの資料へと変化します。データ化された資料は、データとして各種電子メディアなどに保存されるためファイリングする必要はありません。これらのことにより、紙代やインク代などの諸経費を削減することが可能となります。
また、ファイリングした資料はラテラルなどに保存しておかなければなりません。ラテラルなどに保存するためには、設置するためのスペースが必要となります。スペースが必要であるということは、それだけ広いオフィスが必要となるためオフィスの賃貸借料などが余計に必要であるということです。経費精算システムを導入することでデジタル化が進めば、不必要に広いオフィスは必要なくなりますので、そういった側面からも経費削減効果は大きいと言えるでしょう。
非常時の体制
経費精算システムを導入することで、テレワークの推進につながることは上述したとおりです。テレワーク導入に伴い、非常事態のリスク分散につながります。例えば、東京に構えるオフィスで一極集中化していると首都直下型地震などの災害によりインフラが壊滅状態に追い込まれたとき、事業を継続することは困難となるでしょう。
しかし、テレワーク普及により事業運営に関する業務を分散化することにより被災地以外では通常通りの事業展開が可能となります。結果的に、早期復旧へとつながることから事業継続を可能とすることができるのです。企業として、BCP（事業継続計画）構築は極めて重要な事項であることから、早急に対策を講じるべきであると言えます。
申請側のメリット
申請側の大きなメリットとは、本来業務ではない経費精算に関連する事務手続きに要する時間を削減できることです。入力する手間を減らせることや、外出先から申請が行えることは非常に大きなメリットであると言えるでしょう。
- 入力の手間を減らせる
- 外出先から申請が行える
入力の手間を減らせる
経費精算を行うためには、領収書およびレシートなどが必須となります。そのため、それらの根拠資料を申告書に貼り付けたりするのは非常に面倒でした。
しかし、経費精算システムでは領収書およびレシートなどをスマホなどで撮影して経費精算システムにアップロードすることで、自動入力することで入力の手間を激減させることが可能です。また、昨今では普及の大きい交通系ICカード等を活用して、カードリーダーを利用してそれらの情報を読み取ることができれば、出張などで利用した鉄道利用区間を改めて確認し直す必要がなくなります。このように、担当者の申告書作成に伴う入力の手間を削減できることは非常に大きなメリットであると言えるでしょう。
外出先から申請が行える
経費精算システムを導入することで、経費精算に関連する事務手続きは一変します。これまでのアナログ的な資料では、会社内でなければ事務手続きをすることができませんでした。
しかし、デジタル化されることによって外出先からでも事務手続きを行うことができるのです。移動時間などの隙間の時間を活用して申請手続きが行えますので、業務効率は飛躍的に向上するでしょう。
承認側のメリット
承認側の大きなメリットとは、経費精算に関連する事務手続きの確認および精査が簡単になることです。また、申請者に対しての催促を減らせることも非常に大きなメリットであると言えるでしょう。
- 確認・チェックが容易になる
- 申請の催促を減らせる
確認・チェックが容易になる
経費精算システムを導入すればすることで、承認行為もシステム上で行うこととなります。そのため、申告書などの確認もシステム上で行い、仮に申告書が間違っていた場合においても申請者へとシステム上で差し戻しすることができます。
申請の催促を減らせる
決裁を行う管理者は、各担当者が適切に申告書などを提出しているのか確認しなければなりません。経費精算システムでは、どの担当者が申請していないのかを確認することができますので、承認者の管理も従来と比較すると簡単になります。
経費精算システムを選ぶポイント
経費精算に関連する業務とは、各会社によって特色があります。そのため、一概にどこのメーカーの経費精算システムが良いのかという議論にはならないのです。良い経費精算システムを導入するためには、自社にあった経費精算システムを選ぶことが極めて重要なのです。ここからは、具体的な経費精算システムを選ぶポイントを解説します。
- 経費精算システムを導入する目的は何か
- 経費精算システムは自社にあってるか
- 会計ソフトに連携が可能か
- スマホから申請・承認が可能か
- 交通系ICカードの取り込み可能か
経費精算システムを導入する目的は何か
自社が掲げる目的が明確でない段階で経費精算システムを導入しても、それは失敗に終わる可能性が極めて高いと言えます。失敗しないためには、どのような目的を持って経費精算システムを導入するのかを明確にすることが大切です。経費精算システムはメーカーによってさまざまな機能が搭載されており、各々特徴があります。
例えば、会計ソフトへの入力作業を減らしたいと考えている場合であればA社の経費精算システムが有効ですが、交通系ICカードのみデータ取り込みしたい場合では、B社の経費精算システムが有効であるといった感じで異なるのです。まずは、どのような目的を持って経費精算システムを導入するのか明確にするようにしましょう。
経費精算システムは自社にあってるか
経費精算システムでは、会計ソフトに連携が可能・スマホから申請・承認が可能・交通系ICカードの取り込み可能かに大きく分類することができます。
会計ソフトに連携が可能か
自社にて既に運用している会計ソフトがあるのであれば、既存のシステムとの親和性が極めて重要です。既存のシステムとの連携を図ることによって業務効率も飛躍的に向上しますので、システム間における親和性を確認するようにしましょう。
スマホから申請・承認が可能か
経費精算システムを導入しても、外出先から操作できなければ大きなメリットを享受することはできません。そのため、経費精算システムを本格的に導入する前にテスト試行などを行い、問題なくシステムが運用できることを確認するようにしましょう。
交通系ICカードの取り込み可能か
経費精算システムでは、交通系ICカードの取り込みに対応しているものとしていないものがあります。そのため、交通系ICカードの取り込みを目的としているのであれば、それを可能としている経費精算システムを導入するようにしましょう。
経費精算システムを徹底比較
経費精算システムの導入にあたって、さまざまな会社がサービスを提供しているため、どの経費精算システムを採用するのかについて悩まれる方は多いのではないでしょうか。経費精算システムによって搭載されている機能が異なりますので、自社がどのような経費精算を行うのかを明確にしてその目的が達成できる経費精算システムを選定するようにしましょう。
ここからは、厳選した経費精算システム9選についてご紹介します。
製品のおすすめポイント
- スマホで完結する高いユーザビリティで経費精算を改革
- 予約手配系サービスとの連携で、数字が正しくスピーディな出張精算を実現
- 各部門の負担を削減して、経費精算業務の時間を大幅に短縮
経費精算システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- JTBならではの出張手配機能で、立替清算業務を効率化
- アラート表示で二重申請を防ぎ、チェック業務も削減
- より良い出張のためのカスタマイズレポート
製品のおすすめポイント
- 企業の経費精算をスムーズにする豊富な機能群
- 会計ソフトなど、データの連携も自由自在に
- 丁寧で着実な導入サポートが受けられるので安心
製品のおすすめポイント
- 従業員のスケジュールから交通費を計算し、手間を削減
- NAVITIMEの運賃・乗換情報と連携し、ミスを低減
- rakumoシリーズとの連携で経費申請をシンプル化
経費精算システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール チャット |
製品のおすすめポイント
- 完全ペーパーレスを実現する、効率的な経費管理システム
- 緻密な入力方式で、撮影したデータの入力精度が99.9%
- 会計ソフトとの自動連携によりミスを防ぎ、セキュリティも万全
製品のおすすめポイント
- 使いやすく、費用対効果が高い経費精算システム
- 標準プランでも多機能、会計システムとの連携も可能
- クラウドだけでなくオンプレミスでの導入も可能、サポートも万全
製品のおすすめポイント
- 幅広い企業や業務形態で利用可能、設定の自由度が高くExcelや紙の書式を再現
- クラウド型なので運用が楽に、コストも削減可能
- 充実したサポート体制により導入も安心、満足度も高い
製品のおすすめポイント
- ペーパーレス化でコストを削減、郵送や連絡コストを減らす
- パソコンが苦手でも、シンプルな画面で誰でも操作できる
- サポート担当が伴走して設定支援、簡単に導入可能
製品のおすすめポイント
- シンプルかつ扱いやすいデザインで交通費精算が可能、ICカードの読み取りも
- 仕訳データ・FBデータを自動生成、データの読み込みで自動振り込みも可能
- 業界最安値でありつつサポートも無料、経路分岐など細かい機能も充実、電子帳簿保存法に完全対応
製品のおすすめポイント
- 1アカウントから使用可能、月額300円で自営業の人も使える
- ICカードなどと連携可能、各種精算業務を効率化、「駅すぱあと」標準搭載
- スマートフォンからの利用も可能、月額利用料にサポートも含まれている
製品のおすすめポイント
- 世界的に利用されている経費精算ソフト、いつでもどこでも経費精算を申請承認
- デジタル化した請求書で支払い管理を自動化
- 出張から予約まで、全てコンカーで一括管理可能
経費精算システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール チャット |
製品のおすすめポイント
- スマートフォンで写真を撮り申請可能、承認管理を容易に
- 会計ソフトへの反映、振り込みが簡単に行え、経費レポート作成や分析が楽
- 経費精算だけでなく、稟議申請にも対応可能
経費精算システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール チャット |
製品のおすすめポイント
- テレワークを効率的にし、現金からキャッシュレス化を実現
- 電子帳簿保存法に対応、JIIMA認証を取得している
- 業務をアウトソース化し、コア業務にリソースをさける
経費精算システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 使いやすいデザインでExcelのような操作感を実現、スケジューラーなどの機能も豊富
- 標準機能で外部連携システムが搭載、ICカードやクレジットカードと連携可能
- 企業の規定に柔軟に合わせ、電子帳簿保存法要件の自動チェックにも対応
経費精算システムの導入後に注意するポイント
経費精算システムの導入とは、テレワークを推進するための一助となる有効的な手段です。しかし、経費精算システムの導入だけでは経費精算に関連する業務の効率化が達成できるとは言い難いのです。重要なのは、経費精算システム導入後に「どのように運用するのか」なのです。ここからは、経費精算システムを導入後に注意するポイントを解説します。
自社への浸透
経費精算システムが導入されたことを、会社内にて広く周知する必要があります。また、導入後すぐさま運用することはこれまでのアナログ業務との引継ぎ関連を考慮すると難しい側面もあるでしょう。まずは、経費精算システムが導入されたことを浸透させ、いつから会社内にて本格的な運用を開始するのかを周知するようにしましょう。
社員が使いこなせるか
経費精算システムの操作ができなければ、適切な運用はできません。そのため、社員が経費精算システムを適切に扱えるようマニュアル整備や研修会などを行うようにしましょう。
また、実務を行ううえで操作方法が分からなかったり、システムエラーなどの対応に追われることも想定されます。それらの事態に対応できるよう、メーカーのサポート体制などもしっかりと確認しておくべきであるといえます。
経費精算システムの導入がおすすめ
ここまで、経費精算システムの概要やメリット、選ぶポイントについて解説しました。経費精算システムを導入することで、テレワークの推進を図ることができます。テレワークの推進では、優秀な人材の確保・経費削減・非常時の体制構築などさまざまなメリットがあります。
また、申請・承認作業といった経費精算に関連する事務手続きをデジタル化することで業務効率化が一層図れることでしょう。クラウドタイプの経費精算システムであれば、インターネット環境さえ整っていれば自宅や外出先からでも自由に操作することができます。
このように、経費精算システムを導入することで、経費精算に関する業務効率は飛躍的に向上させることが可能です。経費精算システムを導入することによる恩恵は非常に大きなものとなっていますので、是非とも経費精算システムの導入を検討されては如何でしょうか。