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最終更新日:2022/08/31

文書管理システムとは?導入メリットやおすすめ10製品を紹介

皆さんは文書管理システムというものをご存じでしょうか。本記事を閲覧してくださった方の中には、文書管理システムの活用を検討していてシステムについて理解を深めたいという方が多いと思います。そのため、本記事では「文書管理システムとは何か」や「導入するメリット」、「おすすめ製品」などを紹介していきます。本記事を読んで文書管理システムの理解を深めましょう。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、文書を電子化で管理できるシステムです。このシステムを導入すると以下が可能になります。

 

  • 文書の保管が便利になる
  • 検索をするといつでも情報を取り出せる
  • 他の人に共有できる

 

例えば普段仕事をしている時、資料や文書を処理をする時間や資料の行方が分からずに探す時間がかかるなど、作業時間を大幅にロスしてしまう時があると思います。また、今の時代コロナ渦でテレワークが進む中で、オフィスに出社する頻度が減り、オフィスにあるパソコンやタブレット上で必要文書や資料を確認したいときもあるでしょう。

そんなときに文書管理システムを使えば、目的に応じて管理する文書や管理するシステムを選べるので文書管理における課題を解決することができます。システムを導入することで、今までの作業時間を大幅に減らすことができるのでおすすめです。

文書管理における5つの課題

会社の書類やデータファイルの管理では、以下のような問題が起こります。それぞれについて確認しましょう。

 

  • 紙の書類の保管場所に苦労する
  • アクセス権限が適切に付与できない
  • 契約書の管理が煩雑
  • 情報漏洩のリスクがある
  • サーバ管理にコストがかかる

1. 紙の書類の保管場所に苦労する

見積書や発注書などの書類を紙のまま保管すると、保管する場所が必要になってきます。その量が多すぎて、書類専用の倉庫や管理する部屋を用意している企業も多いです。しかし、それをデータで保管することで、倉庫代のコスト削減や空間をより有意義に使うことができます。

2. アクセス権限が適切に付与できない

共有が必要な文書をファイルサーバで管理する体制をとっている企業が多いと思います。しかし、ファイルサーバの標準機能のみでは、どのユーザーにアクセス権限を付与するのか、文書ごとの設定に手間がかかってしまいます。

3. 契約書の管理が煩雑

契約書を紙で管理していると、紛失、劣化といったことも発生してしまいます。また、過去の契約書の有効期限などを参照する際も、保管してあるファイルからめくって探さなければなりません。

4. 情報漏洩のリスクがある

重要書類のバインダーを会社に置くということは、誰でも手に取れる状態ということになります。ということは、「部外者が書類を持ち出す」といった情報が漏れるリスクも抱えることになります。保管している棚に鍵をかけて保管する場合も、鍵を持っている担当者がいない時だと取り出せないといった不便もあります。また、実際は非常に多く担当者の机の中から誰でも取り出せるという状況の企業も多く、リスクの恐れを軽視している会社が多いと言えます。

5. サーバ管理にコストがかかる

ファイルサーバに文書をアップし管理する場合、どうしてもコストがかかってしまいます。加えて社外からのアクセスを考慮するとなると、適切なログイン機能など、高度な知識も要求されます。

文書管理システムの主な機能9つ

文章管理システムには以下の機能があります。それぞれについて確認しましょう。

 

  • 文書の管理
  • 文書の検索
  • バージョン管理
  • セキュリティ管理
  • ライフサイクル
  • ワークフロー
  • 文書のスキャン
  • システムのカスタマイズ
  • 様々なデバイスからのアクセス

1. 文書の管理

電子化したドキュメントをオフィスツールなどのファイル形式で登録し管理できます。しかも、システムに登録したドキュメントのファイル形式を、後から変換することも可能です。

2. 文書の検索

目的の情報へ素早くアクセスすることができます。素早くアクセスできるので、業務時間の効率化にもつながります。

3. バージョン管理

システム上で管理しているファイルの変更履歴を管理し、いつでも過去のものに戻せる機能が備わっています。誤って削除したり、間違って更新してしまう場合もなくはないので、安心して利用できます。

4. セキュリティ管理

一般的なファイルサーバーシステムと異なり、文書管理システムはセキュリティに優れています。多様な方法で設定できるアクセス権限に加えて、ドキュメントの重要度やユーザー権限に応じたセキュリティ設定も可能です。

5. ライフサイクル

作成・活用・共有・保存・廃棄というライフサイクルを適切に管理することで、必要以上にドキュメントを保有せず残すことができ、重要なドキュメントはいつでも確認できる状態にすることが可能です。

6. ワークフロー

スキャンしたドキュメントの確認および承認といったワークフローをシステム上で行えるようにして、ドキュメント承認までのプロセスを素早く回します。

7. 文書のスキャン

専用の機器や複合機を使い、文書管理システムと連携し、スキャンしたドキュメントを電子化して正しく保管することができます。システムによっては、電子化したドキュメントのテキストを読み取り、全文検索にも対応することが可能であるため、対応できるかどうか調べてみるとよいでしょう。

8. システムのカスタマイズ

自社の管理規定に基づいたカスタマイズを設定することができます。また、特定の文書の変更が発生した場合に通知するなど設定をすれば簡単にできるものもあります。

9. 様々なデバイスからのアクセス

近年はスマホやタブレットなどの様々なデバイスから文書にアクセスすることが求められています。クラウド型の文書管理システムを使えば、様々なデバイスからアクセスすることができます。種類も多いので、頻繁にバージョンアップされるモバイルデバイスのコストを削減することもできます。

ただし、高度な文書検索やセキュリティ管理、ライフサイクルやワークフローといった機能は文書管理システムならではのものです。そのため、ファイルサーバーシステムには無い高度な管理を実現できるという特徴があります。

文書管理システムを導入する4つのメリット

文書管理システムには様々なメリットがあります。順番に解説していきますのでそれぞれのメリットについて確認しましょう。

 

  • ペーパーレス化できる
  • 業務を効率化できる
  • ナレッジマネジメントの実施が可能
  • セキュリティのリスクを減らせる

1. ペーパーレス化できる

近年ペーパーレス化が進んでいます。その理由は保存場所が不要になってスペースを作れるなどオフィス環境が改善されるからです。また、ファイリングや仕分けなどの手間も省けるので、業務を効率化することができます。

2. 業務を効率化できる

ほとんどの企業が、文書管理にリソースを割くために業務効率が悪化してしまう課題を持っています。しかし、文書管理システムを導入すれば必要な資料やドキュメントを検索できるので、手作業よりも早く業務を終わらせることができます。

3. ナレッジマネジメントの実施が可能

近年多くのIT企業がデータの価値を重要視してきています。自社のノウハウを現状把握していくことはとても重要になります。しかし、紙で文書を管理していると、蓄積されたデータを資産として活用できていません。そのため、文書管理システムを導入することで、ナレッジマネジメントを実施でき、会社の情報を自社独自の資産として活用することができます。

4. セキュリティのリスクを減らせる

セキュリティ面を強化できるのもメリットの1つです。電子管理になることで、紙文書の不正持ち出しがなくなるのでなくなる心配もありません。さらに、役職に合わせてアクセス権限を制限できるので、情報漏れのリスクを最小限に抑えられます。

また、編集した履歴は見ることができるため、書類改ざんといった不正行為の防止にもつながります。文書管理システムはこれをサポートする面も期待できます。

文書管理システムのデメリット5つ

ここまでで文書管理システムのメリットについて解説しましたが、デメリットも存在します。本章では文書管理システムのデメリットについて解説しますので導入の際の参考にしましょう。

 

  • 教育のコストがかかる
  • 運用コストがかかる
  • システムが古くなる
  • 適切に利用できない場合、文書の検索や共有がしづらい
  • 文書保管の手間は紙での管理とあまり変わらない

教育のコストがかかる

文書管理システムの導入には、全社員が使いこなせるようになるための教育コストがかかります。もし文書管理システムを導入するのであれば、多くの時間と手間がかかるということを覚えておきましょう。

文書管理システムは、文書ごとの保存期限の取り決めや入力項目などを、理論的に分かりやすく設定しておかなければうまく運用できません。そのため、十分な前準備がなく導入をしてしまうと、手間が増えてしまうので注意が必要です。

運用コストがかかる

文書管理システムの利用には、運用の費用もかかります。利用料が定期的にかかるため、その利用料に見合うメリットがあるのかを文書管理システム導入の前によく検討しましょう。

また、文書管理システムの利用料以外にも、パソコンなどの機材にもメンテナンスやグレードアップも必要になる事も忘れてはいけません

システムが古くなる

文書管理システムがオンプレミス型の場合、システムがどんどん古くなってしまいます。最新の文書管理システムと比較すると、機能には大きな差が出ます。新しい文書管理システムに切り替えるたびに、導入コストがかかってしまうため、文書管理システムの選定は丁寧に行いましょう。

適切に利用できない場合、文書の検索や共有がしづらい

システムの導入前にルールを決め、そのルール通りの文書保管を徹底しなければ、必要な文書が検索で見つからず、うまく運用できません。どの文書を電子化して、どのようにフォルダ分けするのかなどの社内ルールをマニュアル化し、社員に周知しましょう。

文書保管の手間は紙での管理とあまり変わらない

電子化した文書にもしっかりとしたファイル構成をする必要があります。「文書管理の手間を少なくしたい!」と紙から文書管理システムに移行した場合、ハッキリ言ってがっかりしてしまうかもしれません。

また、取引先などによっては紙の文書でのやり取りを求められることもあり、取り扱う文書を100%電子化することは難しいと言えます。文章の割合が全体30%以下であれば、電子化しない方がよいと言われています。

なぜかというと、文書を電子化する費用と紙のまま保管する費用とを比較した場合、使用頻度の高い文書の割合が30%以下であれば、電子化の方がコストが高いからです。電子化した文書の中で、保管期限を過ぎるまで一度も使用しない文書があるならば、電子化するためにかけた費用がそのまま無駄になってしまうでしょう。

文書管理システムの選び方

 

文書管理システムには様々な種類が存在しますが、以下の5つのタイプに大別されます。

 

  • 社内文書全般×保管型
  • 社内文書全般×作成・共有型
  • 契約書×保管型
  • 契約書×作成・共有型
  • 社内外保管型(クラウド型ファイルサーバータイプ)

 

自社に導入するのであれば「どのような文書を管理するか」や「どのような目的で管理したいか」などの観点で自社に合ったタイプを考えてみましょう。

なお、社内に限らず、社外メンバーの利用を考えている場合は社内外保管型を検討するのがおススメです。

おすすめの文書管理システム10選

ここからは、おすすめの文書管理システム10選をご紹介します。ぜひこの中から自社にあった文書管理システムの導入を検討してみてください。

文書管理システム

楽々Document Plus(文書管理システム)

住友電工情報システム株式会社

文書管理システム

楽々Document Plus(文書管理システム)

住友電工情報システム株式会社

住友電工情報システム株式会社の楽々Document Plusは、700社以上の導入実績があり、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。紙文書の抱える問題点や、ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱えるセキュリティ問題などを解決し、自社の設定した権限のもと文書管理・活用が可能になります。ペーパーレス化の実現だけでなく、社内の業務効率の向上、テレワークのサポートにもつながります。

  • ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い
  • 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性
  • あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い
ソフト種別 オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 属性登録 属性検索 変更履歴記録 外部連携 ログイン連携 ワークフロー管理 動画共有 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造広告・放送・出版IT・情報通信
よく導入している企業の規模
301名-1,000名不明1,001名以上

この製品の導入事例掲載数6

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文書管理システム

NotePM(文書管理システム)

株式会社プロジェクト・モード

文書管理システム

NotePM(文書管理システム)

株式会社プロジェクト・モード

株式会社プロジェクト・モードのNotePMは、京王電鉄やレバテックなど5,000社以上に導入されており、使いやすさNo.1を受賞した文章管理システムです。社内の情報を探すのが大変、知識の共有が上手くいかないといった悩みを解決し、日報や議事録、マニュアルかな社内報といった文章を簡単に管理できます。またウィキペディアのように情報を書き込み蓄積するツールが導入されており、社内の知りたいことが簡単に見つかる機能が搭載されています。

  • ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する
  • 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる
  • アクセス制限やファイル共有など機能が豊富
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 属性登録 属性検索 変更履歴記録 外部連携 レポート機能 動画共有 文書編集 いいね・コメント機能 CSVファイル出力 アクセス制限 ページ閲覧者表示 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
医療・化学IT・情報通信製造
よく導入している企業の規模
6名-20名21名-50名51名-100名

この製品の導入事例掲載数10

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文書管理システム

Documal SaaS

株式会社富士通四国インフォテック

文書管理システム

Documal SaaS

株式会社富士通四国インフォテック

株式会社富士通四国インフォテックのDocumal SaaSは、文書管理・ワークフロー機能が充実した統合的な文書管理システムです。長い歴史を持つシステムで、専用環境のプライベートSaaSと、安価なパブリックSaaSから選べるのが特長です。クラウドなので、いつでもどこでも最新文書が確認できるので、ビジネスチャンスを逃しません。属人的になっている業務情報を文書化して社内の情報共有を推進し、操作履歴の記録により内部統制も図れます。

  • 文書のライフサイクルを自動化し、履歴管理も確実に
  • 業務効率をアップする多機能検索や、法規制を順守する電子取引管理
  • クラウドならではの利便性と堅牢なセキュリティ
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 ワークフロー管理 ページ閲覧者表示 ライフサイクル管理 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

EIMANAGER

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

文書管理システム

EIMANAGER

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社のEIMANAGERは、製造業の現場の声を反映して作られた文書管理システムです。企業内に点在している文書を一元管理して、生産性を高めることができます。視覚的に見やすいシンプルな画面が特長で、初心者も安心です。また、属性やフリーワードだけでなくファイルの中身まで検索できるので、目当ての文書に辿り着きやすいのも魅力です。業務に合わせたワークフローも簡単に作ることができ、承認作業もスムーズに進みます。

  • 都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム
  • 現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載
  • 豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられている
ソフト種別 クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 変更履歴記録 ワークフロー管理 属性検索 属性登録 文書編集 CSVファイル出力 アクセス制限 あいまい検索 ページ閲覧者表示 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 6ヶ月
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

MyQuick(文書管理システム)

インフォコム株式会社

文書管理システム

MyQuick(文書管理システム)

インフォコム株式会社

インフォコム株式会社のMyQuickは、文書管理、文書共有、文書検索など幅広い範囲をサポートする文書管理システムです。文書ファイルの保管だけではなく、文書の属性項目を定義した文書データベースを作成できるので検索しやすい仕組みになっています。電子契約サービスとの連携で、情報資産の共有も可能です。また、閲覧権限、登録権限などから組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。

  • さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索
  • 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ
  • 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 属性登録 属性検索 外部連携 レポート機能 ログイン連携 ワークフロー管理 文書編集 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 ページ閲覧者表示 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

クラウドサイン SCAN(文書管理システム)

弁護士ドットコム株式会社

文書管理システム

クラウドサイン SCAN(文書管理システム)

弁護士ドットコム株式会社

弁護士ドットコム株式会社のクラウドサイン SCANは、紙のスキャンやデータのインポートを代行する文書管理サービスです。2022年時点で130万社以上もの企業に利用されています。スキャンやデータの入力が不要になるので、作業時間が大幅に短縮できるのが大きなメリットです。データ化後は、契約書の検索や日付管理などが行えます。契約締結日や自動更新の有無、部署名など様々な情報で検索することで目当ての契約書がすぐに見つかります。

  • 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ
ソフト種別 なし 
基本的な機能 属性検索 OCR登録 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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文書管理システム

OPTIM Contract

日本電気株式会社

文書管理システム

OPTIM Contract

日本電気株式会社

日本電気株式会社が販売するOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

  • AIが契約書のデータ自動抽出して作業を省力化
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 柔軟な検索機能により、スピーディに契約書が見つかる
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 外部連携 属性検索 アクセス制限 OCR登録 ドラッグ&ドロップ登録 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

LegalForceキャビネ(文書管理システム)

株式会社LegalForce

文書管理システム

LegalForceキャビネ(文書管理システム)

株式会社LegalForce

株式会社LegalForceのLegalForceキャビネは、適切な契約管理をサポートするAI文書管理システムです。AIが契約情報を自動で抽出し、管理台帳を作成したり、契約更新時期をアラートするなど、AI活用による高度な機能群が魅力のシステムです。AIは、国内トップの研究者機関出身者や米国大手テック出身者などが在籍する研究部門を設置し、契約書言語処理を中心とした要素技術の研究・開発を実施しているので技術には定評があります。

  • AIによる自動で手間のない管理台帳作成を実現
  • 全社での運用を可能にする、柔軟な閲覧権限管理
  • 更新期限の自動リマインドなど抜け漏れ回避の機能を搭載
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 属性登録 属性検索 外部連携 自動アーカイブ アクセス制限 OCR登録 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 1年
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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文書管理システム

booMo

株式会社イングカワモト

文書管理システム

booMo

株式会社イングカワモト

株式会社イングカワモトのbooMoは、スキャンサービスのプロが開発したファイル管理ツールです。大量の紙文書をスキャンニングしてデジタル化し、ペーパーレス化を推進します。登録されたファイルはカテゴリやタイトル、タグによる検索のほか、全文検索、横断検索にも対応しています。また、すべての操作にブラウザを使用。PC、モバイル、タブレットなど端末の機種を選びません。見やすく分かりやすい画面なので、管理もスムーズに行えます。

  • 目当ての文書検索を的確に行う、さまざまな機能
  • 各デバイスに最適化されたデジタルブックビューアー
  • 誰でもすぐに使いこなせ、オリジナル化も可能な管理機能
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 属性検索 属性登録 CSVファイル出力 アクセス制限 ページ閲覧者表示 モバイル利用 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 1年
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

ConTrack

株式会社ベリサーブ

文書管理システム

ConTrack

株式会社ベリサーブ

株式会社ベリサーブのConTrackは、システム開発の品質確保に必要な構成管理や変更管理などの機能を合わせ持つトレーサビリティ管理ツールです。開発ドキュメントの文脈を追跡し、不具合の原因を明らかにします。要求管理、構成管理、変更管理などシステム全体を可視化する機能や、成果物登録やトレース設定などの開発現場作業を軽減する機能を持ち、生産性向上をサポートします。また、直感的で使いやすい操作画面で、短時間で操作方法を習得できるのも魅力です。

  • 開発文書管理の課題を解決する統合システム
  • 操作も快適で、状況の把握がスムーズに行える
  • さまざまなフォーマッチ対応する文書解析エンジン
ソフト種別 オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 外部連携 変更履歴記録 属性検索 属性登録 文書編集 ドラッグ&ドロップ登録 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

Quickスキャン V5

株式会社大塚商会

文書管理システム

Quickスキャン V5

株式会社大塚商会

株式会社大塚商会のQuickスキャン V5は、スキャンなどの基本機能から、クラウドを使ったソリューション、文書管理、タイムスタンプなどマルチな機能を提供するスキャンアプリケーションです。文書のスキャンを、複合機上ですべて設定して、プレビューで事前確認ができます。スキャンした後のファイル名のつけ方をルール化することが可能で、OCRオプションと組み合わせれば、ファイル名・本文の内容で文書が検索できます。

  • 複合機の操作パネルで保存先フォルダーやファイルが自動化できる
  • 連携できるソリューションが豊富で、使い方の幅が広い
  • よりセキュリティが強固なLiteスキャンツール
ソフト種別 パッケージ型ソフト 
基本的な機能 外部連携 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

DocuWorks

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

文書管理システム

DocuWorks

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社のDocuWorksは、複合機とソフトウェアの利用を通じ業務の効率化と生産性向上を達成する文書管理システムです。同社が開発した「簡易スキャンツールfor Apeos」と「文書属性プラグインfor DocuWorks」により、文章の電子化と属性登録をスムーズに行います。また保管後も、シンプルな検索画面とCSVファイル出力などの機能性により、文章の活用が容易にできます。

  • 複合機とソフトを使って簡単にスキャン、オフィスのペーパーレス化を推進
  • 複合機とソフトを活用し、文章管理のセキュリティ性を高める
  • IT用機器も含めた効率化の提案、電子化の推進によるデメリットをなくす
ソフト種別 パッケージ型ソフト 
基本的な機能 CSVファイル出力 ワークフロー管理 モバイル利用 外部連携 属性登録 文書編集 
推奨環境 Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造旅行・宿泊・飲食その他
よく導入している企業の規模
不明21名-50名101名-300名

この製品の導入事例掲載数3

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文書管理システム

Global Doc5

キヤノンITソリューションズ株式会社

文書管理システム

Global Doc5

キヤノンITソリューションズ株式会社

キヤノンITソリューションズ株式会社のGlobal Doc5は、ビジネスで生じる大量のオフィス文書・紙文書を一元管理可能な文章管理システムです。小規模の法人から大企業まで幅広い業種での情報管理が可能になります。承認機能とセキュリティ設定を自由に変更でき、セキュリティの維持と内部統制を実現。オプション機能の大容量文書管理や長期保管、ワークフローやCADの読み込みにも対応しており、業務に応じて柔軟に対応、効率化が実現できます。

  • ドラッグ&ドロップでファイルを簡単登録、検索しやすくする
  • 情報共有の効率化をすすめ、データ化された文章が活用できる
  • 権限に合わせて文章の閲覧制限ができる高いセキュリティ性、他にも豊富な機能
ソフト種別 クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 ドラッグ&ドロップ登録 CSVファイル出力 モバイル利用 ログイン連携 アクセス制限 属性検索 OCR登録 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

システムディ文書管理システム

株式会社システム ディ

文書管理システム

システムディ文書管理システム

株式会社システム ディ

株式会社システム ディのシステムディ文書管理システムは、Excel、Word、PowerPointなどで作成された文章データをそのままシステムに登録、管理や分類ができる文書管理システムです。文章に対して属性の付与が可能なので、文章を検索する際に楽になります。また期間に応じた文章の自動削除をライフサイクル管理で設定することも可能、権限設定で閲覧制限をかけられるので、組織に柔軟に合わせた運営が可能になります。

  • Office系の文書をそのままシステムに登録可能、文章をフォルダごとに一元管理できる
  • 属性検索や文章内文字、文書名検索など多彩な検索方法に対応
  • 履歴管理だけでなく作業履歴にも対応、古い文章の整理も自動で削除する機能を設定可能
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 属性登録 アクセス制限 変更履歴記録 属性検索 ライフサイクル管理 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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文書管理システム

FastWagbyCloud

株式会社 パルシス

文書管理システム

FastWagbyCloud

株式会社 パルシス

株式会社 パルシスのFastWagbyCloudは、ノーコードで文章管理システムを開発できるクラウド型のソフトです。文章管理システムの場合は、大量文書のQRコードを利用し効率の良い文章管理が可能になります。自動仕訳やOCR処理、業務フローの設定など、自由に設定可能。WordやExcelにも対応しており、企業の業務内容や開発力によって柔軟に対応可能。ソースコード生成型であり、大型のシステム開発にも適用できます。

  • Wagby(ワグビィ)はシステムを自動生成できる開発ソフト
  • 標準的機能をノンプログラミングで実現可能
  • 堅牢なセキュリティと安心したレスポンス性で文章管理も楽に
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 CSVファイル出力 ワークフロー管理 外部連携 OCR登録 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
その他
よく導入している企業の規模
不明

この製品の導入事例掲載数1

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文書管理システム

活文 Contents Lifecycle Manager

株式会社日立ソリューションズ

文書管理システム

活文 Contents Lifecycle Manager

株式会社日立ソリューションズ

活文 Contents Lifecycle Managerは、株式会社日立ソリューションズの20年を超える文書管理事業の経験と実績をもとにした、文書管理システムです。高い検索機能とセキュリティ性が特徴で、文書の電子化により文書活用を促進します。文書の作成から閲覧、保管から廃棄までのライフサイクルを一元的に管理。利用者は場所を問わず、目的の文書を活用できるようになります。活文製品や他システムとの連携により多様な文書の運用スタイルに対応できます。

  • 全文検索から絞り込み検索まで、多彩で高機能な文書検索機能で文書を発見・活用可能
  • 権限機能やPDF保護機能など高度なセキュリティで情報漏洩を防ぐ
  • 高いSI力で自社に最適なシステムを作成可能
ソフト種別 オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 外部連携 変更履歴記録 ログイン連携 属性登録 属性検索 文書編集 あいまい検索 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 ライフサイクル管理 モバイル利用 CSVファイル出力 OCR登録 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信その他医療・化学
よく導入している企業の規模
1,001名以上301名-1,000名101名-300名

この製品の導入事例掲載数9

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文書管理システム

ASTRUX文書管理システム

株式会社デジタルマトリックス

文書管理システム

ASTRUX文書管理システム

株式会社デジタルマトリックス

株式会社デジタルマトリックスのASTRUX文書管理システムは、JAなどで採用されている、PDFやWord文書を効率的に管理できます。一般文書だけでなく図面・医療文書、ISO文書の保管、記録と言った、運用から管理までをWebベースで管理できます。また誰がいつ何をしたかが一目でわかるログ機能など、セキュリティ性に対する対策も万全。安全な環境で企業の意思伝達・決定の効率化を進め、ビジネスの発展に繋げることが可能になります。

  • インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている
  • オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張
  • 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 ドラッグ&ドロップ登録 ワークフロー管理 モバイル利用 属性登録 ログイン連携 アクセス制限 ISO文書管理 属性検索 ライフサイクル管理 文書編集 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
医療・化学不動産教育
よく導入している企業の規模
101名-300名不明301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数5

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文書管理システム

文書管理システム ソリューション(DMS)

AvePoint Japan株式会社

文書管理システム

文書管理システム ソリューション(DMS)

AvePoint Japan株式会社

AvePoint Japan株式会社 はMicrosoft 365の導入から活用派手をトータルサポートする企業で、クラウドを利用する際のガバナンス、コンプライアンスなどの課題を解決しています。文書管理システム ソリューション(DMS)はその解決法の1つで、データ保護体制とコラボレーションを強化し、業務効率を改善します。文書の作成からアーカイブ化、廃棄までのライフサイクルを全てカバーし、組織全体でシステムを利用できます。

  • コンテンツの自動分類、アクセス権限など管理機能も自動化
  • モバイル利用や外部共有も可能、ポリシーに準拠してサイト展開もできる
  • 情報を保護し、リカバリー機能でミスや悪意のある攻撃からデータを守る
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 ワークフロー管理 モバイル利用 外部連携 アクセス制限 自動アーカイブ レポート機能 変更履歴記録 属性検索 ライフサイクル管理 文書編集 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
金融
よく導入している企業の規模
1,001名以上

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文書管理を便利に行うためには文書管理システムの導入が必須

今回は文書管理システムについて解説しました。文書管理システムとは、電子化した文書を一括に管理し、文章管理の課題を解決してくれるコンピューター上のシステムです。メリットもたくさんありますが、何も考えずに導入してしまうと高いコストがかかってしまうだけになってしまいます。そのため、導入する際はコスト以上の価値を提供してくれるのかを検討してから導入しましょう。

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