皆さんは文書管理システムというものをご存じでしょうか。本記事を閲覧してくださった方の中には、文書管理システムの活用を検討していてシステムについて理解を深めたいという方が多いと思います。そのため、本記事では「文書管理システムとは何か」や「導入するメリット」、「おすすめ製品」などを紹介していきます。本記事を読んで文書管理システムの理解を深めましょう。
文書管理システムとは
文書管理システムとは、文書を電子化で管理できるシステムです。このシステムを導入すると以下が可能になります。
- 文書の保管が便利になる
- 検索をするといつでも情報を取り出せる
- 他の人に共有できる
例えば普段仕事をしている時、資料や文書を処理をする時間や資料の行方が分からずに探す時間がかかるなど、作業時間を大幅にロスしてしまう時があると思います。また、今の時代コロナ渦でテレワークが進む中で、オフィスに出社する頻度が減り、オフィスにあるパソコンやタブレット上で必要文書や資料を確認したいときもあるでしょう。
そんなときに文書管理システムを使えば、目的に応じて管理する文書や管理するシステムを選べるので文書管理における課題を解決することができます。システムを導入することで、今までの作業時間を大幅に減らすことができるのでおすすめです。
文書管理における5つの課題
会社の書類やデータファイルの管理では、以下のような問題が起こります。それぞれについて確認しましょう。
- 紙の書類の保管場所に苦労する
- アクセス権限が適切に付与できない
- 契約書の管理が煩雑
- 情報漏洩のリスクがある
- サーバ管理にコストがかかる
1. 紙の書類の保管場所に苦労する
見積書や発注書などの書類を紙のまま保管すると、保管する場所が必要になってきます。その量が多すぎて、書類専用の倉庫や管理する部屋を用意している企業も多いです。しかし、それをデータで保管することで、倉庫代のコスト削減や空間をより有意義に使うことができます。
2. アクセス権限が適切に付与できない
共有が必要な文書をファイルサーバで管理する体制をとっている企業が多いと思います。しかし、ファイルサーバの標準機能のみでは、どのユーザーにアクセス権限を付与するのか、文書ごとの設定に手間がかかってしまいます。
3. 契約書の管理が煩雑
契約書を紙で管理していると、紛失、劣化といったことも発生してしまいます。また、過去の契約書の有効期限などを参照する際も、保管してあるファイルからめくって探さなければなりません。
4. 情報漏洩のリスクがある
重要書類のバインダーを会社に置くということは、誰でも手に取れる状態ということになります。ということは、「部外者が書類を持ち出す」といった情報が漏れるリスクも抱えることになります。保管している棚に鍵をかけて保管する場合も、鍵を持っている担当者がいない時だと取り出せないといった不便もあります。また、実際は非常に多く担当者の机の中から誰でも取り出せるという状況の企業も多く、リスクの恐れを軽視している会社が多いと言えます。
5. サーバ管理にコストがかかる
ファイルサーバに文書をアップし管理する場合、どうしてもコストがかかってしまいます。加えて社外からのアクセスを考慮するとなると、適切なログイン機能など、高度な知識も要求されます。
文書管理システムの主な機能9つ
文章管理システムには以下の機能があります。それぞれについて確認しましょう。
- 文書の管理
- 文書の検索
- バージョン管理
- セキュリティ管理
- ライフサイクル
- ワークフロー
- 文書のスキャン
- システムのカスタマイズ
- 様々なデバイスからのアクセス
1. 文書の管理
電子化したドキュメントをオフィスツールなどのファイル形式で登録し管理できます。しかも、システムに登録したドキュメントのファイル形式を、後から変換することも可能です。
2. 文書の検索
目的の情報へ素早くアクセスすることができます。素早くアクセスできるので、業務時間の効率化にもつながります。
3. バージョン管理
システム上で管理しているファイルの変更履歴を管理し、いつでも過去のものに戻せる機能が備わっています。誤って削除したり、間違って更新してしまう場合もなくはないので、安心して利用できます。
4. セキュリティ管理
一般的なファイルサーバーシステムと異なり、文書管理システムはセキュリティに優れています。多様な方法で設定できるアクセス権限に加えて、ドキュメントの重要度やユーザー権限に応じたセキュリティ設定も可能です。
5. ライフサイクル
作成・活用・共有・保存・廃棄というライフサイクルを適切に管理することで、必要以上にドキュメントを保有せず残すことができ、重要なドキュメントはいつでも確認できる状態にすることが可能です。
6. ワークフロー
スキャンしたドキュメントの確認および承認といったワークフローをシステム上で行えるようにして、ドキュメント承認までのプロセスを素早く回します。
7. 文書のスキャン
専用の機器や複合機を使い、文書管理システムと連携し、スキャンしたドキュメントを電子化して正しく保管することができます。システムによっては、電子化したドキュメントのテキストを読み取り、全文検索にも対応することが可能であるため、対応できるかどうか調べてみるとよいでしょう。
8. システムのカスタマイズ
自社の管理規定に基づいたカスタマイズを設定することができます。また、特定の文書の変更が発生した場合に通知するなど設定をすれば簡単にできるものもあります。
9. 様々なデバイスからのアクセス
近年はスマホやタブレットなどの様々なデバイスから文書にアクセスすることが求められています。クラウド型の文書管理システムを使えば、様々なデバイスからアクセスすることができます。種類も多いので、頻繁にバージョンアップされるモバイルデバイスのコストを削減することもできます。
ただし、高度な文書検索やセキュリティ管理、ライフサイクルやワークフローといった機能は文書管理システムならではのものです。そのため、ファイルサーバーシステムには無い高度な管理を実現できるという特徴があります。
文書管理システムを導入する4つのメリット
文書管理システムには様々なメリットがあります。順番に解説していきますのでそれぞれのメリットについて確認しましょう。
- ペーパーレス化できる
- 業務を効率化できる
- ナレッジマネジメントの実施が可能
- セキュリティのリスクを減らせる
1. ペーパーレス化できる
近年ペーパーレス化が進んでいます。その理由は保存場所が不要になってスペースを作れるなどオフィス環境が改善されるからです。また、ファイリングや仕分けなどの手間も省けるので、業務を効率化することができます。
2. 業務を効率化できる
ほとんどの企業が、文書管理にリソースを割くために業務効率が悪化してしまう課題を持っています。しかし、文書管理システムを導入すれば必要な資料やドキュメントを検索できるので、手作業よりも早く業務を終わらせることができます。
3. ナレッジマネジメントの実施が可能
近年多くのIT企業がデータの価値を重要視してきています。自社のノウハウを現状把握していくことはとても重要になります。しかし、紙で文書を管理していると、蓄積されたデータを資産として活用できていません。そのため、文書管理システムを導入することで、ナレッジマネジメントを実施でき、会社の情報を自社独自の資産として活用することができます。
4. セキュリティのリスクを減らせる
セキュリティ面を強化できるのもメリットの１つです。電子管理になることで、紙文書の不正持ち出しがなくなるのでなくなる心配もありません。さらに、役職に合わせてアクセス権限を制限できるので、情報漏れのリスクを最小限に抑えられます。
また、編集した履歴は見ることができるため、書類改ざんといった不正行為の防止にもつながります。文書管理システムはこれをサポートする面も期待できます。
文書管理システムのデメリット5つ
ここまでで文書管理システムのメリットについて解説しましたが、デメリットも存在します。本章では文書管理システムのデメリットについて解説しますので導入の際の参考にしましょう。
- 教育のコストがかかる
- 運用コストがかかる
- システムが古くなる
- 適切に利用できない場合、文書の検索や共有がしづらい
- 文書保管の手間は紙での管理とあまり変わらない
教育のコストがかかる
文書管理システムの導入には、全社員が使いこなせるようになるための教育コストがかかります。もし文書管理システムを導入するのであれば、多くの時間と手間がかかるということを覚えておきましょう。
文書管理システムは、文書ごとの保存期限の取り決めや入力項目などを、理論的に分かりやすく設定しておかなければうまく運用できません。そのため、十分な前準備がなく導入をしてしまうと、手間が増えてしまうので注意が必要です。
運用コストがかかる
文書管理システムの利用には、運用の費用もかかります。利用料が定期的にかかるため、その利用料に見合うメリットがあるのかを文書管理システム導入の前によく検討しましょう。
また、文書管理システムの利用料以外にも、パソコンなどの機材にもメンテナンスやグレードアップも必要になる事も忘れてはいけません。
システムが古くなる
文書管理システムがオンプレミス型の場合、システムがどんどん古くなってしまいます。最新の文書管理システムと比較すると、機能には大きな差が出ます。新しい文書管理システムに切り替えるたびに、導入コストがかかってしまうため、文書管理システムの選定は丁寧に行いましょう。
適切に利用できない場合、文書の検索や共有がしづらい
システムの導入前にルールを決め、そのルール通りの文書保管を徹底しなければ、必要な文書が検索で見つからず、うまく運用できません。どの文書を電子化して、どのようにフォルダ分けするのかなどの社内ルールをマニュアル化し、社員に周知しましょう。
文書保管の手間は紙での管理とあまり変わらない
電子化した文書にもしっかりとしたファイル構成をする必要があります。「文書管理の手間を少なくしたい！」と紙から文書管理システムに移行した場合、ハッキリ言ってがっかりしてしまうかもしれません。
また、取引先などによっては紙の文書でのやり取りを求められることもあり、取り扱う文書を100%電子化することは難しいと言えます。文章の割合が全体30%以下であれば、電子化しない方がよいと言われています。
なぜかというと、文書を電子化する費用と紙のまま保管する費用とを比較した場合、使用頻度の高い文書の割合が30%以下であれば、電子化の方がコストが高いからです。電子化した文書の中で、保管期限を過ぎるまで一度も使用しない文書があるならば、電子化するためにかけた費用がそのまま無駄になってしまうでしょう。
文書管理システムの選び方
文書管理システムには様々な種類が存在しますが、以下の5つのタイプに大別されます。
- 社内文書全般×保管型
- 社内文書全般×作成・共有型
- 契約書×保管型
- 契約書×作成・共有型
- 社内外保管型（クラウド型ファイルサーバータイプ）
自社に導入するのであれば「どのような文書を管理するか」や「どのような目的で管理したいか」などの観点で自社に合ったタイプを考えてみましょう。
なお、社内に限らず、社外メンバーの利用を考えている場合は社内外保管型を検討するのがおススメです。
おすすめの文書管理システム10選
ここからは、おすすめの文書管理システム10選をご紹介します。ぜひこの中から自社にあった文書管理システムの導入を検討してみてください。
製品のおすすめポイント
- 高精度な文書仕分け＆読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減
- 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ
- 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる
文書管理システム契約書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い
- 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性
- あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い
製品のおすすめポイント
- ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する
- 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる
- アクセス制限やファイル共有など機能が豊富
文書管理システム契約書管理システムAI OCR
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
- スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
- 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能
- セキュリティ対策も万全
文書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 文書のライフサイクルを自動化し、履歴管理も確実に
- 業務効率をアップする多機能検索や、法規制を順守する電子取引管理
- クラウドならではの利便性と堅牢なセキュリティ
製品のおすすめポイント
- 都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム
- 現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載
- 豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられている
製品のおすすめポイント
- さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索
- 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ
- 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限
文書管理システム契約書管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行
- 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
- 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ
文書管理システム契約書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール チャット |
製品のおすすめポイント
- AIによる自動で手間のない管理台帳作成を実現
- 全社での運用を可能にする、柔軟な閲覧権限管理
- 更新期限の自動リマインドなど抜け漏れ回避の機能を搭載
製品のおすすめポイント
- 目当ての文書検索を的確に行う、さまざまな機能
- 各デバイスに最適化されたデジタルブックビューアー
- 誰でもすぐに使いこなせ、オリジナル化も可能な管理機能
製品のおすすめポイント
- 開発文書管理の課題を解決する統合システム
- 操作も快適で、状況の把握がスムーズに行える
- さまざまなフォーマッチ対応する文書解析エンジン
文書管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 複合機の操作パネルで保存先フォルダーやファイルが自動化できる
- 連携できるソリューションが豊富で、使い方の幅が広い
- よりセキュリティが強固なLiteスキャンツール
ファイル共有サービスオンラインストレージ文書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
- 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
- モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい
製品のおすすめポイント
- 複合機とソフトを使って簡単にスキャン、オフィスのペーパーレス化を推進
- 複合機とソフトを活用し、文章管理のセキュリティ性を高める
- IT用機器も含めた効率化の提案、電子化の推進によるデメリットをなくす
文書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 |
製品のおすすめポイント
- ドラッグ＆ドロップでファイルを簡単登録、検索しやすくする
- 情報共有の効率化をすすめ、データ化された文章が活用できる
- 権限に合わせて文章の閲覧制限ができる高いセキュリティ性、他にも豊富な機能
文書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- Office系の文書をそのままシステムに登録可能、文章をフォルダごとに一元管理できる
- 属性検索や文章内文字、文書名検索など多彩な検索方法に対応
- 履歴管理だけでなく作業履歴にも対応、古い文章の整理も自動で削除する機能を設定可能
文書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- Wagby（ワグビィ）はシステムを自動生成できる開発ソフト
- 標準的機能をノンプログラミングで実現可能
- 堅牢なセキュリティと安心したレスポンス性で文章管理も楽に
文書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 全文検索から絞り込み検索まで、多彩で高機能な文書検索機能で文書を発見・活用可能
- 権限機能やPDF保護機能など高度なセキュリティで情報漏洩を防ぐ
- 高いSI力で自社に最適なシステムを作成可能
文書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている
- オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張
- 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー
文書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- コンテンツの自動分類、アクセス権限など管理機能も自動化
- モバイル利用や外部共有も可能、ポリシーに準拠してサイト展開もできる
- 情報を保護し、リカバリー機能でミスや悪意のある攻撃からデータを守る
文書管理を便利に行うためには文書管理システムの導入が必須
今回は文書管理システムについて解説しました。文書管理システムとは、電子化した文書を一括に管理し、文章管理の課題を解決してくれるコンピューター上のシステムです。メリットもたくさんありますが、何も考えずに導入してしまうと高いコストがかかってしまうだけになってしまいます。そのため、導入する際はコスト以上の価値を提供してくれるのかを検討してから導入しましょう。